Meetings sind Schlüsselmomente im Arbeitsalltag von Marketing- und Software-Projekten. Durch die Art, wie wir Meetings leiten bzw. erleben, prägen wir den Arbeitsalltag. Gelingt es uns, diese besser zu gestalten, bereitet dies den Boden für kulturellen Wandel im Unternehmen (mehr dazu bei Al Pittampalli).
Leider sind viele Meetings zeitlich unpassend gelegt, ineffizient und unstrukturiert aufgesetzt. Meetings ohne Zielsetzung und klare Struktur behindern im Arbeitsalltag. Wie geht es besser?
Eine stark zeitlich getaktete Form eines guten Meetings findet sich in den Regeln für das 22-Minuten-Meeting. Für alle die, die nicht gleich eine solche starke Taktung vorstellen können, sind hier die Phasen eines Meetings und einige Moderationsbeispiele zusammengestellt.
Fünf Phasen des Meetings
Allen Phasen voran steht der Smalltalk. In der Phase, in der sich die Teilnehmer sammeln, sind nicht die Inhalte des Meetings vorwegzunehmen. Diese Zeit gibt Raum für Smalltalk. Wir arbeiten miteinander! Da ist es wichtig, sich einschätzen zu können. Smalltalk legt die Basis für diese Einschätzung.
1. Ankommen
Die kurze Ankommensphase dient dazu, dass sich alle sammeln können. Angenehm ist hier zum Beispiel eine auflockernde Runde: "Sage zwei Wörter, die die Stimmung beschreiben, mit der Du hier ankommst!" Die Assoziationsketten werden wandern - und meistens mit viel Lachen werden die Teilnehmer ihre zwei Wörter vortragen. Oder feststellen: "Das ist gar nicht so einfach!" Schließlich hat jeder seine zwei Worte gesagt. Jeder hat einmal gesprochen. Das öffnet den Raum für mehr.
Während des Ankommens sind die Erwartungshaltungen der Teilnehmer an das Meeting zu klären. "Was haben wir erreicht, wenn wir hier in 45 Minuten fertig sind?" ist eine Frage, deren Antworten stichwortartig auf einem FlipChart notiert werden. Falls der Moderator fürchtet, dass die Erwartungshaltungen sich durch die öffentliche Nennung stark "verändern", sollten diese auf Moderationskarten durch jeden Teilnehmer notiert und an einer Pinwand aufgehängt und anschließend in der Runde erläutert werden.
2. Orientierung
Während der Orientierungsphase klärt der Moderator mit den Teilnehmern das Ziel des Meetings ab. Gleichzeitig wird die Agenda des Meetings (möglichst mit einer zeitlichen Indikation) verabschiedet.
Die Agenda liegt den Teilnehmern vor und sollte parallel auch auf einem FlipChart visualisiert werden.
Ob dieser Teil gemeinschaftlich diskutiert oder eher durch den Moderator vorgegeben wird, hängt von der Intention des Meetings ab. Je nachdem, ob die notwendige Beteiligungsform des Meetings
- Informieren
- Anweisen
- Diskutieren
- Verständigen
- Verabschieden
- Einigen
ist, wird die Agenda eher von den Teilnehmer bestimmt bzw. stärker vom Moderator vorgegeben. Während der Orientierungsphase wird ebenfalls geklärt, wie die Dokumentation des Meetingergebnisses erfolgt.
Sofern es sich um einen Folgetermin handelt, sollte eine "Beschlusskontrolle" des letzten Meetings in die Agenda integriert werden.
3. Bearbeitung / Inhalt
Entsprechend der Beteiligungform wird während der Bearbeitungsphase der eigentliche Inhalt des Meetings bearbeitet.
Monotone Meetings lassen die Aufmerksamkeit sinken. Daher ist ein häufiger Methodenwechsel wichtig (es muss nicht immer das Reden am runden Tisch sein) und eine gute Visualisierung der Arbeitsergebnisse.
Visualisierungstechniken und Moderationsideen findet Ihr beispielsweise im Buch "Visualisieren Präsentieren Moderieren" von Josef W. Seifert. Weitere Moderarationsmethoden (nicht nur für Retrospektiven) findet Ihr im Retr-O-Mat von Corinna Baldauf.
In der Bearbeitungsphase wird - sofern das Ziel des Meetings war - auch eine Entscheidung herbeigeführt. Diese mag die Sache selbst sein. Eine mögliche Entscheidung ist aber auch "Wir können das jetzt nicht klären, weil uns die Informationen XYZ fehlen. Daher wird ABC die Informationen recherchieren und erneut am tt.MM. zu einem Meeting einladen." Es sind also SMARTe Formulierungen zu finden.
4. Zusammenfassung
Entscheidungen sind klar und eindeutig zu formulieren. Ob dies dem Moderator und den Teilnehmern gelungen ist, sieht man leicht daran, ob die Zusammenfassung gut gelingt.
Während dieser Phase werden die Ergebnisse nochmals zusammengefasst. Gleichzeitig wird der Verlauf der Sitzung nochmals aufgezeigt. Dies geschieht, um bei allen Teilnehmern das Einverständnis über das Ergebnis abzusichern. Flammt während der Zusammenfassung eine Detaildiskussion wieder auf, ist das Meetingziel nicht erreicht. Mit einem erneut angesetzten Meeting ist die Klärung zu forcieren.
Die Zusammenfassung ist die Grundlage für die Ergebnissicherung. Viele Teams machen sich das Leben schwer, in dem sie sehr komplexe und überbordende Protokollvorlagen nutzen. Die Ergebnisse können auch durch Mails, als Ticket oder als Foto der FlipCharts dokumentiert werden. Das geht meist schneller.
5. Abschluss
Einmal Danke sagen! Ihr habt Euch Zeit füreinander genommen.
Gleichzeitig werden in der Abschlussrunde die Erwartungen vom Beginn überprüft. Entsprechendes Feedback wird vom Moderator bzw. den Teilnehmer reflektiert. Folgende Meetings werden entsprechend geändert werden. Die Abschlussrunde ist also die Stelle, an der Teilnehmer und Moderator ihre eigene Arbeit optimieren können.
Professionalität & Wertschätzung
Finden Meetings in dieser Art statt, zeigt der Moderator durch eine gute Vorbereitung Wertschätzung für die Teilnehmer. Dies wird getragen von einer Vorbereitung und starken Beteiligung durch die Teilnehmer. Mit gut vorbereiteten und durchgeführten Meetings zeigt sich zum Einen Professionalität, zum Anderen Wertschätzung für die Arbeit der Kollegen.
Und das ist eine Basis für mehr.
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