Details auf den Parkplatz verweisen
In Meetings, Workshops + Trainings können sich die Beteiligten manchmal ganz schön verzetteln. Vor lauter Details können die Beteiligten das eigentliche Ziel aus den Augen verlieren. In solchen Situationen kann das System ganz schön ziehen. An Stelle am System zu arbeiten verlieren sich die Beteiligten in den Details innerhalb ihres Systems.
In solchen Situationen braucht es jemanden, den*die Moderator*in, den*die Faciliator*in, eine*n Teilnehmer*in, der*die zum Fokus zurückruft:
„Komm´doch auf den Punkt".
Dieses Zurückrufen kann durch den*die Moderator*in oder selbstorganisiert im Team erfolgen. Und die Reaktion entscheidet über den Erfolg.
Würgen die Beteiligten das jeweilige Argument ab, werden die Anmerkungen, Rückfragen, Erklärungen, Rechtfertigungen oder Gedanken nicht gehört. Ein disagree + commit wird so nicht gelingen. Wenn diese vielfältigen Interaktionen keinen Raum erhalten, werden sie immer + immer wieder an die Oberfläche kommen + sich als Störung oder Konflikt zeigen. Wenn aber die Themen gut + glaubwürdig für eine spätere Bearbeitung aufgehoben, also geparkt werden, können die Teilnehmer*innen auf die jeweilige Frage fokussieren, ohne sich im Detail zu verlieren oder den Faden zu verlieren.
1. Parkplatz anlegen + wirklich nutzen
Auf einem Ideen-Parkplatz werden die Fragen, Anmerkungen, Rückfragen, Erklärungen, Rechtfertigungen oder Gedanken deutlich + stets sichtbar notiert.
Alle Beteiligten tragen ihren Teil dazu bei, dass alle den roten Faden zu folgen + sich nicht ablenken zu lassen. Der*die Moderator*in kann gezielt Themen für den Parkplatz erfragen, die Teilnehmer*innen können Themen für den Parkplatz kören: "Wenn ich das so sage, ist das wohl eine Frage für den Parkplatz" + Teilnehmer*innen können Redebeiträge anderer auf den Parkplatz senden.
In allen Fällen braucht es die Verbindlichkeit + Verlässlichkeit, dass der Parkplatz auch "geräumt" wird. Das kann zu einem definierten Zeitraum in der jeweiligen Arbeitssitzung erfolgen oder zum Beispiel zum Beginn der nächsten Arbeitssitzung.
Beim Durchgehen des Parkplatzes stellen sich jeweils die gleichen Fragen:
Ist der Beitrag noch gültig oder hat sich das Thema bereits in der Zwischenzeit geklärt?
Welche Form der Bearbeitung + Entscheidung braucht das Thema?
Erfolgt die Bearbeitung / Entscheidung direkt oder zu einem anderen Zeitpunkt?
Wenn sich die Beteiligten entscheiden, Themen direkt zu bearbeiten, empfiehlt sich die Bearbeitung mit lean coffee.
2. Auf Timeboxing setzen
Das Lean Coffee-Format lässt sich auch auf das Arbeitstreffen anwenden. Jeder Tagesordnungspunkt bekommt eine feste, für alle sichtbare Zeit. Läuft sie ab, entscheidet die Teilnehmer*innen (oder der*die Moderator*in) bewusst: weiterlaufen lassen oder an dieser Stelle abbrechen + auf den Parkplatz legen.
Ein sichtbarer Timer unterstützt die Teilnehmer*innen dabei, den Fokus zu halten + die Zeitplanung zu erfüllen.
3. Parkplatz-Schild nutzen
In Abständen verlieren sich die Teilnehmer*innen in Details. Jemanden direkt ins Wort fallen, fällt vielen schwer. Was aber fluffig + leicht zu realisieren ist, ist das Aufzeigen des Schildes, dass Details auf den Parkplatz verweist.
Niemand muss dafür das Wort ergreifen, unterbrechen oder auf die moderierende Person warten.
Wer das Schild zeigt, übernimmt für einen Moment die Verantworung für das Fokus-halten + das Team übt sich in Selbstorganisation.
Für Präsenzmeetings empfiehlt es sich ein großes Schild (zum Beispiel auf Din A4 ausgedruckt) auszudrucken + an einem Stock zu befestigen. Dieser Stock + auch weitere Karten liegen dann in der Mitte zwischen allen Teilnehmer*innen. Für Remote-Arbeitstreffen sollten alle Teilnehmer*innen einen Kartensatz in real zur Verfügung gestellt bekommen.
4. ELMO-Karten nutzen
Jede*r kann die ELMO-Karte still heben, sobald eine Diskussion sich im Kreis dreht:
ELMO: „Enough, let's move on"
Die Karte braucht keine Begründung + keine Rechtfertigung. Die Schwelle für den Rückruf zum Fokus sinkt für alle im Raum spürbar.
Alle Teilnehmer*innen haben einen einfachen Zugang zu den ELMO-Karten. Entweder steht ein großes Schild für alle Teilnehmer*innen (in Präsenz) zur Verfügung oder die Teilnehmer*innen nutzen jeweils ein Kartenset. In diesem Fall sollten alle Teilnehmer*innen ihre Karten jeweils offen vor sich auslegen.
5. OSCAR-Karten nutzen
Einige Teams nutzen eine komplettes Kartenset für die Teilnehmer*innen. Neben der Details->Parkplatz- + der ELMO-Karte kommt dann auch noch die OSCAR-Karte zum Einsatz:
OSCAR: „Okay stop, cancel and resume"
Mit Oscar fordern sich die Teilnehmer*innen ebenfalls selbstorganisiert auf, auf den Punkt zu kommen + so jenseits der Details den roten Faden des Arbeitsmeetings zu halten.
6. Ablenkungen anbuzzern
Eine sehr meist sehr laute, aber über den entstehenden Humor die Aufrichtigkeit fördernde Maßnahme ist es, die Teilnehmer*innen zu bitten, Ablenkungen oder Im-System-Arbeiten mit einem Buzzer anzuzeigen. Rund um das Buzzern entsteht häufig großer Humor + die Teilnehmer*innen beginnen häufig, schon vor dem Buzzern Andeutungen zu machen, welche ohne Buzzer nicht in der Sprachfähigkeit wären.
Nach dem jeweiligen Buzzern klären die Teilnehmer*innen kurz, ob der Punkt nun erledigt ist oder einer weiteren Würdigung über den Parkplatz + die anschließende Bearbeitung bedarf.
7. NEMO-Karten nutzen
Manchmal verläuft sich eine Diskussion nicht in zu vielen Details, sondern bleibt zu oberflächlich. Genau dafür gibt es die NEMO-Karte:
NEMO: „Not enough, more of".
Wer sie zeigt, signalisiert dem*der Moderator*in oder der ganzen Runde, dass ein Thema noch zu wenig Tiefe hat + wichtige Punkte fehlen.
Damit sorgen die Teilnehmer*innen dafür, dass die Beteiligten auf den Punkt kommen + fokussiert die notwendige Tiefe der Themen des Arbeitstreffens erreichen.
Erfolgreich gemeinsam den Fokus halten
Gemeinsam den roten Faden halten + so das Arbeitsmeeting zum Erfolg führen, muss keine reine Moderationsaufgabe sein, sondern kann auf eine motivierende, humorvolle Weise in Selbstorganisation erfüllt werden. Dieser Weg lohnt sich, weil alle Beteiligten füreinander + das Ergebnis des Arbeitstreffens gemeinsam Verantwortung übernehmen.
