Eisenhowernd Kröten schlucken, täglich!

Das Aufgabenspektrum ist eigentlich ganz klar. Das Ticketsystem gibt Auskunft. Und doch ... es gibt einige Tickets, die sind schon fast vergilbt.

Bei Führungskräften könnte das die Aufgabe "Quartalsplanung machen" sein, die abhängt. Bei Teammitgliedern hängen andere Aufgaben ab, die eigentlich mal gemacht werden müssten. Als Evergreen tauchen sie in den Retrospektiven auf: "Ja, das müssten wir schon machen, das müssen wir hinbekommen, wir nehmen die Aufgabe in die nächste Iteration wieder mit."

Aber für die längere Aufgabe, die eigentlich schon wichtig ist, ist nie richtig Zeit. Täglich schieben sich dringendere Aufgaben in den Fokus der Beteiligten. Und währenddessen klickert der eine oder die andere mit einem innerlichen Widersprechen "Was wichtig ist, kommt wieder" Aufgaben einfach weg.

Tägliches "Eisenhowern" bringt Vortrieb + macht Laune!

Die "Eisenhower-Matrix" geht auf Dwight D. Eisenhower zurück, der als US-Präsident ständig unter Zeitdruck Prioritäten setzen musste. Ein kurzer Morgen-Check bringt Klarheit + Tempo in den Tag. Mit der Eisenhower-Matrix sortierst Du Deine Aufgaben, bekommst klar, was wann ansteht, Du kannst Dich um Ruhe um Sache kümmern, die mehr Zeit brauchen.

Mit der Eisenhower-Matrix gelingt Dir eine schnelle Priorisierung zur Selbstorganisation.

Die grundlegende Idee der Eisenhower-Matrix ist die Unterscheidung zwischen dringend + wichtig. Wichtig sind die Aufgaben, die Euch langfristig voranbringen – etwa die Quartalsplanung, die Dein Projekt in die nächste Phase heben kann: "Welchen Einfluss hat diese Aufgabe auf die Erreichung meiner Ziele?" Dringend sind die Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, weil Fristen ablaufen oder direkte Konsequenzen drohen: „Was würde passieren, wenn ich das jetzt nicht erledigte?“

Wenn Du morgens kurz „eisenhowerst“, klärt sich Dein Tag im Kopf. Du gewinnst Selbstwirksamkeit, weil Du aktiv gestaltest, statt auf eingehende Anfragen zu reagieren.

Und mit nur fünf Minuten Ritual, nämlich die Kröte in Quadrant I zu schlucken, beginnst Du sofort mit der Aufgabe, die heute am meisten bewirkt.

Quadrant IV: Einfach nicht machen!

Der vierte Quadrant enthält Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Das sind also Aufgaben, die es nicht wirklich braucht. Das tägliche Checken der Aufgaben "Mal schauen, was da drinsteht" kostet Dich Zeit, Motivation + Energie.

Trenne Dich von Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind. Mache sie einfach gar nicht.

Ziel ist es, den vierten Quadranten leer zu haben. Wenn Du ihn gar nicht erst befüllst, entsteht Raum für Wesentliches.

Quadrant III: Vertrauensvolles Delegieren ist angesagt!

Im dritten Quadrant landen Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Es sind also Aufgaben, die jemand anderes genauso gut oder besser erledigen könnte.

Beantworte die Frage „Bin ich wirklich die Person, die das erledigen sollte?“ + delegiere die Aufgaben vertrauensvoll. Sorge dafür, dass sich der dritte Quadrant so Delegation für Delegation leert.

Quadrant II: Verbindlich terminieren, also planen!

Quadrant II umfasst Aufgaben, die wichtig, aber nicht akut dringend sind. Das sind genau die Aufgaben, die ohne Eisenhowern oft aufgeschoben werden, aber nicht konkret bearbeitet werden. Es passt im täglichen Geschäft nicht gut. Eine klare Terminierung mit passenden Zeitblockern bringt Dich in die Umsetzung. Du nimmst Dir die Zeit, die Aufgabe sinnvoll zu bearbeiten. Plane die Bearbeitung dieser Aufgaben verbindlich ein. Was Du mit Deinem Team vielleicht bewusst lernen kannst. ob + wie Ihr durch andere Bearbeitungsformen (zum Beispiel im Tandem oder im Mob) zeitlich geplante Aufgaben noch besser erledigen könnt.

Quadrant I: Direkt erledigen + die Kröte schlucken!

Der erste Quadrant enthält Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese möchten heute von Dir erledigt werden! Diese Aufgaben haben + deren Nicht-Erledigung hätte unmittelbare Konsequenzen für Dein Projekt, Deine Ziele oder Deine Glaubwürdigkeit.

Für Slack Time sorgen

Damit Dir immer gelingt, auch kurzfristig aufpoppende Aufgaben des ersten Quadranten zu erledigen, solltest Du Dir passend täglich für "Slack Time" sorgen, also für unverplante Zeit, die Du spontan für Dich nutzen kannst. Entweder durch Innovieren, durch in die Luft gucken, durch das Vorziehen bereits geplanter Aufgaben oder eben doch das Bearbeiten dringender + wichtiger Aufgaben, die sich noch spontan dazu gesellt haben.

Dem Motto "Eat the Frog" folgen

Es kann unterschiedliche Gründe geben, warum eine Aufgabe in den ersten Quadranten gewandert ist. Aus unterschiedlichen Gründen ist es Dir unangenehm, diese Aufgabe zu bearbeiten.

Und leise ruft es aus den anderen Quadraten: "Vielleicht könntest Du mit mir prokrastinieren?" Manchmal ist es einfacher Dich, Dich in ein Gespräch mit einem anderen Team- oder Organisationsmitglied zu verwickeln. Der erste Quadrant enthält häufig nicht attraktive Aufgaben, denn dringend + wichtig heißt auch, dass im Falle des Versagens die Folgen groß wären.

Ein probates Mittel ist am Morgen der Handlungsmaxime "Eat the Frog" zu folgen. Starte den Tag - egal, was los ist - einfach mit der größten Kröte im ersten Quadranten. Du wirst sehen, dass direkte Angehen + Bearbeiten wird Dir Kraft, Selbstvertrauen + Schwung für den gesamten Tag geben.

Wenn Du diese erste Kröte geschluckt hast, wird Dir der Rest der Aufgaben + des Tages auch gelingen!

P.S. Manche übersetzen "Eat the frog" wörtlich und sprechen davon, den Frosch zu essen, nicht die Kröte zu schlucken. Nutze die Formulierung, die Dich am meisten anspricht.