Slack Time nutzen

Der Tag ist durchgeplant. Termine reihen sich aneinander, kurz vor dem nächsten Call ist noch eine Mail zu schreiben, danach müsste der Kalender noch sortiert werden. Die kurzfristige Absprache war dann doch wichtiger: Die Mittagspause wird erst verschoben, dann ganz ausgelassen.

Am Morgen hattest Du zehn wichtige Aufgaben für drei Projekte auf dem Tisch. Den Frosch konntest Du nicht essen, bevor der Tag startete: Du musstest noch dringend die Anforderung ins Dokument einarbeiten, die gestern erst im Feierabend in Deiner Mailbox landete. Die Anforderung klang irgendwie nicht sauber. "Das wird schon so stimmen" beruhigst Du Dich selbst.

Deine Taktik, das Telefon auf lautlos und die Notifications auf still zu stellen, verschafft Dir heute zumindest so viel Zeit, dass Du mal in Ruhe das nächste Dokument durcharbeiten kannst. In der Mail dazu hatte die Projektleiterin um strategischen Input gebeten. Mit den Worten "Wenn ich das am Dienstagmorgen mache, ist das pünktlich abgegeben" klickerst Du Dir selbst Deinen "Keine Termine"-Blocker im Kalender weg.

Am Ende des Tages, der schon ein fest eingeplante Überstunde + die ausgelassene Mittagspause hatte, stehen irgendwie nicht weniger, zum Teil andere Aufgaben auf Deiner Aktivitätenliste: "Ich komme hier zu nichts. Das nervt so."

Nicht Vollauslastung mit maximaler Leistung verwechseln!

Für viele Organisationsmitglieder ist das der Alltag: volle Kalender, Termin an Termin, ständige Abrufbereitschaft, Anspechbarkeit in Chats, per Handy, in Teams oder in Slack. Auf eigentliche Weise sind die Beteiligten stets ansprechbar.

Wer ständig ansprechbar ist oder ständig im Denkfluss unterbrochen wird, wird Sachen liegen lassen, spontan umpriorisieren + auf die ständigen Änderungen mehr oder minder aktiv reagieren. So wird immer mal etwas liegen bleiben.

Ab einer Auslastung von 85 % kippt die Leistung. Mehr Auslastung macht nicht mehr Ergebnis, sondern weniger. Abstimmungen dauern länger, Entscheidungen werden prokrastiniert + Fehler tauchen auf. Und das kostet: Zeit, Energie + Ergebnisqualität. Wer zu stark verplant ist, kann nicht mehr gut auf Störungen reagieren. Das zweite Prinzip hinter dem agilen Manifest

Welcome changing requirements, even late in development. Agile processes harness change for the customer's competitive advantage.

klingt wie blanker Hohn: "Ich bin froh, dass ich die Anforderungen zusammen habe. Das bleibt jetzt so. Ich lasse mir nicht noch mehr Arbeit aufhalsen." Die Organisationswissenschaft nennt dieses Phänomen das Utilization Paradox: Wer zu hoch auslastet, verliert Geschwindigkeit und Vorhersagbarkeit. Die Mehr-Arbeit wird durch den Energieverlust der Kontextwechsel aufgezehrt. Executive Vice President Johns Hopkins berichtet über diese Schelle von 85% eindrücklich in Bezug auf die Auslastung des Johns Hopkins Hospitals:

"If we then look at our occupancy rates, we can show that when we run above 88 percent, we lose efficiency. It creates a drag on the system. We lose degrees of freedom to move patients around, and it slows us down."

Viele Organisationsmitglieder verwechseln eine Vollauslastung mit maximaler Leistung. Da gilt es, auszubrechen. Um den Zustand verändern zu können, braucht es eine gute Sicht auf das Ist.

Ehrlich den Ist-Zustand aufnehmen

Bevor Du etwas veränderst, brauchst Du Klarheit darüber, wie voll Du wirklich bist. Es ist Zeit, mal Bilanz zu ziehen:

• Als Erstes brauchst Du einen Overall-Check:

  • Wie viele Stunden in der Woche arbeitest Du wirklich?

  • Wie viele Stunden stehen in Deinem Arbeitsvertrag?

• Mache Deinen Kalender auf und prüfe:

  • Wie viel Zeit hast Du für Meetings verplant?

  • Hast Du Vor- und Nachbereitungszeit für Deine Meetings?

  • Wie viel Deiner Zeit ist ohne Bindung?

  • Wie viel Raum lässt Dein Kalender offen – wirklich offen?

• Mache nun einen Qualitätscheck, zum Beispiel auf RoTi-Ebene:

  • Wie viel Deiner Zeit ist ergebnisreich + gut?

  • Wie viel Deiner Zeit kostet Dich nur?

Effizient wirst Du, wenn Du rund 15 % Deiner Arbeitszeit nicht vorplanst, also wenn Dein Kalender wirklich Lücken hat oder Du bewusst mit einem ‚Keine Termine‘-Blocker arbeitest, die nicht für andere Sachen "vorgeplant" sind.

Am Ende Deiner Ist-Aufnahme weißt Du, ob + wie viele Arbeitsstunden Du absolut reduzieren möchtest – und wie viel Deiner Zeit Du von Terminen, Verpflichtungen + festen Aufgaben entbinden möchtest.

Und jetzt einfach anfangen mit mehr Effizienz!

Wenn Du Deinen Ist-Zustand aufgenommen hast, wird es Zeit für ein kleines Experiment:

"Ich glaube, dass wenn ich das Verhalten ABC zeige, dass Wirkung DEF entstehen wird. Ich überprüfe das Ergebnis anhand der Messkriterien GHI. Ich werde das Ergebnis nach Zeitraum JKL überprüfen.

Wenn Du Deine Veränderung als Experiment formulierst, musst Du Dich nicht damit quälen, ob Du die für Dich beste Lösung im ersten Wurf gefunden hast. Du wirst mit Inkrementen in Iterationen lernen. Mache Dir dabei klar, was auf keinen Fall passieren darf. Formuliere das zu Deinem Experiment hinzu:

"Wenn Fall MNO eintritt, werde ich das Experiment abbrechen, weil PQR nicht eintreten soll."

Du könntest ausprobieren, dass Dein Kalender nur noch zu 80 % mit Terminen gefüllt ist. Diese Termine enthalten Meetings, deren Vor- und Nachbereitung sowie Denkzeiten. Mit diesem Experiment geht einher, dass Du Dir für jedes Meeting, dass Du zusagst, überlegst, wann Du die Vor- und Nachbereitung erledigen möchtest. Erlebe zeitliche Autonomie + gedankliche Freiheit.

Vielleicht ist aber auch das Experiment für Dich, Dir jeden Morgen 30 Minuten für strategisches Denken zu reservieren. Du startest jeden Morgen ohne Mails, ohne Chats, ohne Meetings. Sortiere Dich bei einem Kaffee oder einem Tee jeden Morgen mit den Fragen: "Was müssen wir jetzt tun, damit wir mittelfristig (weiter) gut da stehen?" sowie "Was braucht heute neue Richtung?"

Ein weiteres Experiment könnte ein "radical grooming" Deines Kalenders sein. Sage einfach für einen Monat alle Meetings ab. Und prüfe bei jeder Neu-Einladung den vermuteten RoTi für Dich + handle entsprechend. Nutze den Freiraum + setze Prioritäten neu.

Jedes dieser Experimente kannst Du auch direkt im gesamten Team etablieren. Vielleicht lohnt sich der Blick in Eurer nächsten Retrospektive, wie viel Freiraum Ihr habt + was Ihr braucht. Die Antwort auf diese Frage lohnt sich. Sie zahlt in Zeit, Energie + Motivation.