Ist das Ziel klar?

Im Review einer Iteration über Mehraufwände und Schleifen gestolpert. Es fällt der Satz: "Der Kunde wollte das so." Das Ergebnis - das wollten wir nicht. Haben nun Dinge gemacht, die unnötig waren und die wir eigentlich falsch finden. Da sitzen wir nun. Konsterniert über das Ergebnis, auf das man nicht so recht stolz sein kann. Und konsterniert über die Mehraufwände, die wir produziert haben. Wir haben das Projektziel aus den Augen verloren. Oder es nie definiert.

Sowohl für das gesamte Projekt als auch für die einzelnen Iterationen ist es die Aufgabe des Projektmanagers Rythmus in das Projekt zu bringen. Dafür durchläuft der PM selbst einen Prozess:

• Initiierung
• Planung
• Ausführung
• Überwachung
• Abschluss
• Review

In der Initiierungsphase ist die wichtigste Frage, warum die folgende Iteration gegangen wird. Es wird das Projektziel festgelegt.

Im Alltag zeigen sich zwei Kardinalfehler:

• Das Projektziel wird unzureichend definiert.
• Die Initiierungsphase wird übersprungen. "Weil alles klar ist", beginnt der PM direkt mit der Planung des Projekts.

Im Alltag zeigt sich, dass die Zielsetzung oft nicht explizit erfolgt. Es ist ja klar, was der Kunde will, und damit klar, was wir wollen. Im Detail ist aber oft gar nichts klar. Die sich auf die Initiierungsphase anschließende Planungsphase wird Fehler aufweisen, weil das gewünschte Ergebnis des Projekts / der Iteration nicht definiert ist. Jedwede darauf aufbauende Planung muss schwammig sein.

Ein gutes Ziel ist nicht überspezifiziert, das erdrückt den Geist und demotiviert. Ein gutes Ziel beschreibt in einem Satz, was erreicht werden soll. In agilen Methoden werden die fachlichen Ziele oft über Use Cases definiert. In klassischen Projekten erfolgt die Beschreibung verklausuliert im Lasten- und Pflichtenheft. In diesen werden oft fachliche Ziele und technische Umsetzung miteinander vermengt dargestellt. Technische Umsetzungen haben in der fachlichen Zielsetzung nichts verloren.

Daher sollte fachliche Ziele und technische Umsetzung in Primär- und Sekundärziele unterteilt werden (z.B. technisch über ATAM). Wenn z.B. eine schnelle Auslieferung einer bestimmten Webseite besonders wichtig ist - und eine fachliche Zielsetzung (warum auch immer) dem entgegen steht, dann sollte klar sein, welcher Weg gegangen werden soll. Wenn dies zu Beginn des Projekts definiert ist - und jeder Projektbeteiligte, also Teamleiter, Teammitglieder und der Kunde - das immer sagen kann, dann wird an der Stelle nichts schiefgehen.

Die Erfahrung zeigt, dass genau dies selten erfolgt. Eine gewählte technische Umsetzung kann fachliche Folgen haben. In Aspekten wie Performance, Sicherheit, Ausbaufähigkeit. Darüber gilt es früh ins Gespräch zu kommen. Und festzulegen, welches Ziel das wichtigere ist.

Nur wenn der Initiierungsphase darüber spricht, wird in der Abschlussphase nicht das böse Wachen erleben.

Gerade vor großen Projekten der großen Teil-Iterationen (warum sind die so groß?) neigen wir zu Hektik. Wir wollen schnell beginnen, und so überspringen wir die Initierungsphase. In dieser sind zwei Themen angelegt:

• Definition des Projektziels
• Review der vorangegangenen Projektphase

Beide Themen sind extrem wichtig. Warum Reviews grundsätzlich auch rythmisch im Projekt durchgeführt werden sollten, wird ein anderes Mal Thema sein. Der Projektmanager sollte sich der Initiierungsphase gewahr sein. Und zusammen mit dem Team (und dem Kunden) Einverständnis über das Ziel herstellen. Wenn dies nicht erfolgt, werden sich die anfänglich gemachten Geschwindigkeitsgewinne schnell umkehren.

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.

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