Von Zeitdieben und Plänen

"Wer seinen Arbeitsalltag acht Minuten lang vorbereitet und konsequent plant, kann täglich eine Stunde für das Wesentliche gewinnen."

Zugegeben, während der Schulzeit litt ich unter einer Art "last responsible moment" Syndrom. Der Termin für die anstehende Mathematik-Klausur war seit Wochen bekannt, in meinem Kopf war ein festes: "Dafür werde ich noch lernen müssen!" verankert. Doch das tatsächliche Lernen erfolgte in den meisten Fällen erst im letzten möglichen Augenblick -- allzu oft der Abend direkt vor der Klausur. 

Während mich dieses Vorgehen in der Schulzeit immer wieder zum Erfolg geführt hat, habe ich im Arbeitsalltag eine neue Definition des "last responsible moments" für mich entdeckt. Ich liebe, was ich tue. Dennoch sind "Fertig werden" und "Feierabend machen" für mich erstrebenswerte Zustände.


Um das zu erreichen, geht es vor allem um eines: Zeit- und Selbstmanagement.


Großes Arbeitsaufkommen, eine lange Liste unerledigter Aufgaben und Zeitdruck bringen mich unter Stress. Es gibt positiven Stress, in dem nur Aufgaben und Dinge Platz finden, an denen wir Freude haben. Es gibt aber auch die unliebsamen Aufgaben und Dinge, die wir in diesem Fall am längsten liegen lassen.


Wir versagen uns aus Zeitdruck, Zeit in die Organisation unserer Aufgaben zu stecken. Wir sollten die Zeit lieber für die tatsächliche Umsetzung einzelner Arbeitsaufträge nutzen. Ein Innehalten, Priorisieren und Hinterfragen einzelner Arbeiten kann uns am Ende sehr viel Zeit sparen.

Die Eisenhower-matrix

Für die Kategorisierung meiner einzelnen ToDos nutze ich regelmäßig die Eisenhower-Matrix mit den Fragestellungen:

  • Welche Aufgaben sind wichtig?
  • Welche meiner Aufgaben sind dringend?

Im nächsten Schritt stelle ich fest, dass nicht alle Aufgaben wichtig und/oder dringend sind. Ich habe also "nicht so wichtige" und "nicht so dringende" Aufgaben übrig. Nun kann ich meine ToDos in die entsprechende Matrix einsortieren.

Selbstgemalte Eisenhower-Matrix
Selbstgemalte Eisenhower-Matrix

Bei der Umsetzung habe ich mich für die haptische Zettelvariante entschieden. Jede Aufgabe kommt auf einen kleinen Post-It und wird entsprechend ihrer Kategorisierung eingeordnet.

 

In meiner Aufteilung befinden sich oben rechts wichtige und dringende Aufgaben. Diese Aufgaben plane ich zur sofortigen Erledigung ein.


Im Feld oben links habe ich wichtige Aufgaben, die aber (noch) nicht dringend sind. Hierfür terminiere ich mir entsprechende Zeit und plane die Umsetzung vorausschauend ein.

Die unteren beiden Quadranten sind diejenigen, denen wir insbesondere in Bezug auf Zeitdiebe besondere Beachtung schenken sollten.

 

Unten rechts habe ich dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind. Das können zum Beispiel Unterbrechungen sein, manche Telefonanrufe oder gar Meetings, die für andere wichtig sind - für mich aber nur von geringer Bedeutung. Diese Aufgaben überprüfe ich auf die Möglichkeit sie an jemanden anderen abzugeben, um ihrer Dringlichkeit gerecht zu werden. Aufgaben, die ich nicht delegieren kann, bleiben dort zunächst hängen und werden erst bearbeitet, wenn die beiden oberen Quadranten es zulassen. Hieraus ergeben sich manchmal kleine "wichtige und dringende" Aufgaben: Zum Beispiel den Gesprächspartner über das Verschieben eines Telefonats informieren.

 

Das Feld oben links: "Nicht wichtig, nicht dringend" ist das Feld für den gesamten Rest. Aufgaben, die wir erledigen, weil es zu unserer Gewohnheit gehört. Diese Aufgaben stehlen uns unsere Zeit -- und Ihr solltet ihre Zweckmäßigkeit elementar hinterfragen.

sminca 0035: Zeit- und Selbstmanagement
sminca 0035: Zeit- und Selbstmanagement

Die Eisenhower-Matrix macht Eure Prioritäten und Arbeitsbelastung transparent. Sie bietet Euch Unterstützung in der täglichen Arbeitsorganisation.

 

Sie kann Aufgaben nicht wegzaubern und bietet keine Lösung, wenn Ihr Euch stets in der Krisenbewältigung befindet.

 

Sie kann aber durch die reelle Zuordnung der Aufgaben in die einzelnen Felder einen ersten Ansatz bieten.

Unsere Lieblingsaufgaben

Zu Beginn empfehle ich Euch die Zuordnung aller Aufgaben regelmäßig zu wiederholen. Außerdem solltet Ihr mit besonderer Ehrlichkeit an bestimmte Aufgaben oder Aufgabenbereiche rangehen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie schmerzhaft es sein kann, Lieblings-Tätigkeiten aus dem "wichtig und dringend" Bereich wegzuschaufeln. Mit der Zeit wird es einfacher realistische Einordnungen vorzunehmen.

 

Es kommt auch die Zeit, an der Ihr mit ruhigen Gewissen mal an unwichtigen Aufgaben weiter arbeiten könnt. 


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