Mit Symbolarbeit dem Projektgeschehen auf die Spur kommen
- Judith Andresen
- 4. Juli 2025
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 18. Aug. 2025
In Abständen geht Projekten die Übersicht verloren; vielleicht sind Handlungsstränge irgendwie unklar im SAFe-Prozess hängengeblieben, vielleicht hat es mit dem hybriden Projektmanagement nicht so richtig geklappt. Vielleicht haben die Beteiligten auch einfach am Anfang nicht verstanden oder gesehen, um was es eigentlich in dem Projekt gehen sollte.
Im Ergebnis gibt es eben keine Ergebnisse, dafür aber schlechte Laune, Misstrauen + Konflikte. Und die deutliche Sicht, dass die "Anderen schuld sind".
Projekterfolg hängt maßgeblich von der informellen Kommunikation ab
Wenn Projekte hängen sollte der Projektstatus "Rot" als Handlungsaufforderung verkündet sein. Als Ursache für hängende Projekte benennt das Bank Blog fehlende informelle Kommunikation.
Damit Projekte besser laufen, braucht es ein klares Ziel, die Aufmerksamkeit aller Projektteilnehmer*innen + eine offene Kommunikation über das Ist + das "noch nicht". Zur Kommunikation gehört auch, sich klar abzugrenzen.
"Agile product management is about saying no.
Dieses agile Wahrheit gilt genauso für Projekte: die Beteiligten brauchen Klarheit über Richtung + Leitplanken, es braucht ein gutes Commitment auf die iterationsmotti oder Meilensteine - auch die Bereitschaft deutlich zu machen, was nicht Bestandteil der Lieferung ist.
Den Projektablauf mit einer Timeline ganzheitlich erfassen
Wenn die Projektsituation verfahren ist oder das Projekt abgebrochen wurde, ist eine klare Bestandsaufnahme notwendig.
Wo stehen wir gerade?
Welche Schlüsse ziehen wir daraus (weitermachen, verändert weitermachen, abbrechen, neu starten)?
Diese Bestandsaufnahme könnte in einer Retrospektive oder einer Post-Mortem-Analyse erfolgen. Vielleicht setzt Ihr auch ein gesondertes Arbeitstreffen dafür an.
Die Bestandsaufnahme könnte man klassisch über das Zusammentragen von Fakten machen. Das führt zu langen Blättern in Kalkulationsblättern oder gleich Emotionen, Bauchgefühle + Gedanken zusammentragen. Mit einer Timeline mit Symbolarbeit bekommt Ihr auf schnell + facettenreich einen gemeinsamen Blick auf Euer Projekt.
Die nachfolgende Beschreibung der Symbolarbeit erfolgt mit allen Projektbeteiligten in Präsenz an einem Ort. Du kannst alle Maßnahmen auch remote durchführen. In diesem Falle lasse die Timeline auf einem geeigneten Board zeichnen. Halte ein weiteres Board mit Symbolen bereit.
Das Projekt wird von allen Beteiligten in Fakten + Symbolen erläutert
Die Timeline, also der zeitliche Ablauf wird durch ein Seil repräsentiert. Wir haben in unserem Timeline-Koffer vier verschiedene Seile von jeweils 10 Metern Länge.
Zu Beginn bittet ihr einen der Teilnehmer*innen sich ein Seil im Raum auszulegen. Lasst Euch den Anfang des Projekts + das heute mit einer Moderationskarte markieren.
Bittet nun alle Teilnehmer*innen sich jeweils Notizen zu machen, welche Zeitpunkte sie für das Projekt als wichtig zu erläutern empfinden. Gebt den Teilnehmer*innen zur Bearbeitung mindestens zehn Minuten Zeit in Einzelarbeit + in Schweigen.
Die Teilnehmer*innen werden nacheinander die ausgelegte Projektzeitline mit Zeitpunkten + Symbolen ergänzen. So entwickelt sich nach + nach ein vollständiges Bild des Projektablaufs.
Für das Darstellen der Zeitpunkte hält der*die Moderator*in Moderationskarten + Stifte bereit. Es empfiehlt eine Vielzahl gleicher Moderationskarten bereitzuhalten (damit mit Formen + Farben der Karten keine weitere Symbolik in diese Timeline bekommt).
Der*die Teilnehmer*in, der*die gerade dabei ist, seine*ihre Perspektive zu schildern, läuft das Seil ab + erläutert dabei die einzelnen Zeitpunkte. Der*die Moderator*in schreibt entsprechende Stichworte entsprechend der Anweisungen der Teilnehmer*innen auf Moderationskarten + überreicht sie den Teilnehmer*innen, diese die entsprechenden Moderationskarten auf jeweils der gleichen Seite des Seils ablegen.
Die BERATUNG JUDITH ANDRESEN verfügt über einen Pappkoffer (mit den Maßen BXHXT, 48X37X17), welcher mit Seilen, Spielzeugen, Miniaturtieren, Puppen, Holzfiguren + Dekomaterial sowie Postkarten gefüllt ist. In Vorbereitung einer Projektzeitlinie legen wir diese Materialien übersichtlich aus.
Der*die Moderator*in bittet nach der Fixierung eines Zeitpunkts jede*n Teilnehmer*in ein Symbol für diesen Zeitpunkt auszuwählen. Danach bittet der*die Moderator*in die Teilnehmer*innen die Symbolwahl weiter zu erläutern.
Der*die Moderator*in legt vorab eine Frage fest, von der er*sie sich am meisten Erkenntnisse für die Teilnehmer*innen verspricht. Folgt Eurem Bauchgefühl bei der Auswahl der Leitfrage für alle Teilnehmer*innen. Die nachfolgenden Fragen haben sich sowohl für festgefahrene als auch gescheiterte Projekte bewährt:
Wofür steht dieses Symbol zu diesem Zeitpunkt? Warum ist das richtige Symbol für Dich?
Welche Gefühle + Bedürfnisse verbindest Du mit diesem Symbol zu diesem Zeitpunkt?
Warum spricht Dich dieses Symbol für diesen Zeitpunkt an?
Was hast Du zu diesem Zeitpunkt gelernt?
Es empfiehlt sich, den zeitlichen Ablauf der Erläuterungen zu moderieren. Erfahrungsgemäß brauchen die ersten Teilnehmer*innen für ihre Projektdurchläufe länger als die anderen Teilnehmer*innen. Dabei sollte das Erfassen des Projekts im Prinzip keine 90 Minuten übersteigen. Bei zum Beispiel neun Teilnehmer*innen entspräche das zehn Minuten pro Teilnehmer*in. Ihr könnt davon ausgehen, dass die ersten zwei bis drei Teilnehmer*innen eher fünfzehn Minuten benötigen, um die Timeline zu erschließen.
Die Teilnehmer*innen durchlaufen alle die Timeline. Teilnehmer*innen können sich an Symbole anschließen, aber auch Symbole dazustellen. In Abständen entstehen noch Seiten- und Nebenstränge, weil die Teilnehmer*innen diese benötigen, um ihre Perspektive auf das Projekt zu geben. Wir haben auch mehrfach erlebt, dass die Teilnehmer*innen deutlich unterschiedliche Sichten darauf hatten, wann zum Beispiel ein Projekt gestartet wurde.
In der gesamten Phase können die Teilnehmer*innen jeweils Verständnisfragen an diejenigen stellen, die in der Mitte des Raums an der Timeline arbeiten. Die Moderator*innen achten darauf, dass die Teilnehmer*innen
sich auf Verständnisfragen beschränken,
ohne Schuldzuweisungen und Verurteilungen argumentieren,
sich nicht in Gruppen formieren,
in dem die Moderator*innen die jeweiligen Ich-Perspektiven herausarbeiten + destruktive Verhaltensweisen erklärend abmoderieren. Insbesondere weisen die Teilnehmer*innen auf eine angemessene Umgangsform hin, wenn Berichte Einzelner zu emotionalen Ausbrüchen anderer führen: "Das kann doch gar nicht wahr sein! Das war doch klar!" In diesem Fall laden die Moderator*innen die Teilnehmer*innen ein, sich auf die Perspektive des*der Vortragenden einzulassen. [Unserer Erfahrung nach gelingt das in den meisten Fällen + das Einlassen führt zu tiefen Erkenntnissen. Wenn die Beteiligten auf das Austragen ihres Konflikts beharren, braucht es eine Bearbeitung des Konflikts.]
Nach dem Erstellen der Timeline in Symbolarbeit tauschen sich die Teilnehmer*innen in Kleingruppen über ihre akuten Empfindungen, Erkenntnisse + Verständnisfragen aus.
Nach der Kleingruppenarbeit treffen sich die Teilnehmer*innen im Plenum + klären weitere Verständnisfragen: "Habe ich Dich richtig verstanden, dass Du vom Tool XYZ erst am $Zeitpunkt erfahren hast?".
Wenn die Verständnisfragen geklärt sind, erfragt der*die Moderator*in Eindrücke + Erkenntnisse bis zu diesem Zeitpunkt.
Mit diesen Eindrücken + Erkenntnissen starten die Teilnehmer*innen in die anschließende Festlegung + Priorisierung der zu bearbeitenden Themen sowie der Bearbeitung.
Verständnis für Erleben + Handlungen der anderen Beteiligten entwickeln
Die Symbolarbeit liefert einen Zugang von Emotionen, Bedürfnisse + Erleben der Projektbeteiligten. So entwickeln die Projektteilnehmer*innen ein tiefes Verständnis vom Projektablauf. Denn das Projekt besteht nicht nur aus Daten + Fakten, es wird durch die Emotionen, Bedürfnisse + das Erleben der Projektbeteiligten maßgeblich mitbestimmt.
Erfahrungsgemäß zeigt sich damit auch ein Weg, wie die Teilnehmer*innen wahlweise im aktuellen oder in kommenden Projekten verfahren möchten.
Methode Projekt-Symbolarbeit im Überblick
Zeitlicher Ablauf der Symbolarbeit
Begrüßung + Klärung Erwartungen
Vereinbarung Kommunikationsregeln
Einzelarbeit (parallel): Zusammenstellung der wichtigen Projektzeitpunkte
Einzelarbeit (nacheinander): Teilnehmer*innen ergänzen mit Erklärung Zeitpunkte + erläutern die Wahl ihrer Symbole
Kleingruppenarbeit: Eindrücke austauschen + Verständnisfragen entwickeln
Klärung von Verständnisfragen
Plenum: Eindrücke + Stimmungsbild
Entwicklung von Fragen an die Projektzeitlinie
Bearbeitung der Fragen
Verabredungen
Rückblick auf Erwartungshaltungen
Abschluss
Vorbereitungen
Genügend großen Raum organisieren
Stühle rund um eine große freie Fläche
Einladend aufstuhlen
FlipCharts vorab zeichnen
zum Festhalten der Erwartungen,
der Kommunikationsregeln,
der Verständnisfragen,
der Fragen sowie der Verabredungen sowie
der Abschlussrunde.
Materialien
Teilnehmerbögen für eigene Notizen
Unterschiedliche Seile
Moderationskarten + Stifte
Symbole (Spielzeug, Puppen, Lego, Postkarten, Tiere, Bälle): möglichst unterschiedliche Materialien
