Wieviel Aufschreiben muss sein?

Zum Projektende hin, die Change-Requests-Budgets und die gute Laune sind aufgebraucht, entsteht eine neue Anforderung. Zumindest aus Sicht des Auftragnehmers. Der Auftraggeber ist sich sicher, dass hätte man so mal diskutiert. Es steht Aussage gegen Aussage, und es fehlt die Dokumentation der Absprachen.

 

Fehlende Kommunikation und mangelnde Dokumentation des Projekts führt zu Konflikten, die nur schwer aufzulösen sind.

Mood: Windrad
Bild: morgueFile

Wir arbeiten in einem Projektumfeld, das durch Werte bestimmt ist. Diese basieren auf der jeweiligen Firmenkultur. Während Projektwerte wie  Transparenz, Verbindlichkeit und Rhythmus zumindest in manchen Projektteams noch verbalisiert werden, gibt es andere Wertvorstellungen, die nur selten expliziert werden.

 

Dazu gehört die Vorstellung, dass Projekte dann besonders gut seien, wenn sich alle Beteiligten einig seien. Einig sein schließt ein, keine Konflikte zu haben. Und so werden Entgegnungen und andere Meinungen eher nicht benannt, um den Projektwert "wir haben uns alle lieb" zu schützen.

Die angemessene Diskussion um fachliche und technische Entscheidungen ist sehr wichtig. Sie im Moment auszulassen, heißt nur, sie später um so vehementer führen zu müssen. Damit dient man nicht dem Projektwert "wir sind uns einig", sondern wahrt nur den aktuellen Burgfrieden.

Fachliche und technische Klärungen herbeiführen, nicht herbeischweigen 

Das ist kontraproduktiv. Vorstellungen, Ziele und Maßnahmen müssen auf den Tisch. Von allen Seiten beguckt werden. Und eine Entscheidung muss her.

Diese Entscheidungen - es geht nicht nur um technische Ziel- und Umsetzung, sondern auch fachliche Maßgaben - sind zu dokumentieren. In vielen Unternehmen gibt es fertige Vorlagen für Protokolle und Dokumentationen. Die Grundlagen sind also da. Was hält uns davon ab, fachliche und technische Entscheidungen zu dokumentieren?

 

Zu dokumentieren sind Absprachen und Entscheidungen innerhalb des Projektteams und mit dem Auftraggeber. In vielen Unternehmen gibt es hierfür entsprechende Vorlagen. Meist als Word- oder Powerpoint-Vorlagen fordern Sie vom Protokollanten neben den Entscheidungen viele zusätzliche Informationen ab. 

 

Das braucht Zeit, diese Meta-Informationen einzutragen und zu dokumentieren. Deswegen werden sie so wenig genutzt. Die Intention, in einer einheitlicher Corporate Identity und mit der über alle Abteilungen gleichen Leistung nach außen zu gehen, verkehrt sich ins Gegenteil. Die Vorlage wird gemieden. Aber nicht nur deshalb. Gerade, wenn es anfängt, schwierig zu werden, geraten Projektrituale unter Druck. Und wenn in Eurem Unternehmen, die Kultur des Auf-Papier-Mitschreibens während Sitzungen herrscht, wird die dem eigentlichen Meeting nachfolgende Protokollarbeit zu Zeitfresser. Und findet nicht statt.

Einfach dokumentieren!

Projektabsprachen kann man auch schnell dokumentieren: 

  1. Falls die Vorlage verpflichtend ist: direkt im Meeting ins Dokument schreiben. Jeweils am Ende eines Agendapunkts fasst der Sitzungsleiter die Ergebnisse zusammen, und der vorher bestimmte Protokollant schreibt es direkt ins Dokument. Fertig.
  2. Aufgabenstellung, Zwischenergebnisse und Ergebnisse während der Sitzung auf FlipCharts dokumentieren. Am Ende fotografieren. Als Foto-Protokoll verschicken. Fertig.
  3. Ergebnis-Protokoll (Ziel des Meetings, Teilnehmer, Ergebnis) als Mail zusammenfassen. Geht oft schneller als die Word-/Powerpoint-Vorlage.

 

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.


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