Puffern, puffern, puffern

In der Wasserfall-Welt gibt es ein großes Thema: verbindliche & realistische Zeitangaben. Es gibt ein Projektteam, es gibt die Aufwandsschätzungen des Teams - und es gibt Dein Bauchgefühl. Das sagt Dir andere Zeiten. Wie übersetzt man die Aufwandsschätzungen korrekt in einen Projektplan?

Wann könnt Ihr liefern?

Um zu vermeiden, dass das Projektteam am Ende des Projekts unter großen Zeitdruck, Stress und in die Mühle hoher Überstunden gerät, muss das Timing für die Auslieferung sitzen. 

Implementierungsteams bestehen oft nur aus Optimisten. Im Normalfall wird also die einfache Implementierungszeit geschätzt. 

Faktor₁: +20% für Schleifen, Abstimmungen & BugFixes

Die angegebenen 20% sind ein Schätzfaktor, der sich in mehreren Jahren des Projektcontrollings in marketinglastigen IT-Projekten bewährt hat. Ist die Art der Zeiterfassung nahe an den Schätzkomponenten und herrscht eine gute Erfassungskultur ("es werden genau die gemachten (auch Über-) Stunden auf die Schätzkomponente gebucht"), kann man den Faktor₁ stark individualisieren. Da jeder Mitarbeiter am besten seine Aufwände schätzen kann, ist der individuelle Faktor₁ nur dann anzuwenden, wenn der Schätzende auch der Ausführende ist. Vergleicht im Projekt-Review die tatsächlichen Aufwände mit den geschätzten und verfeinert so über die Zeit den ersten Schätzfaktor für Euer Unternehmen und Eure Branche.

Ein größerer Schätzfaktor₁ ist dann notwendig, wenn Schätzkomponenten noch unbekannte Aufgaben enthalten können, welche aber unabdingbar (ohne zusätzlichen Change Request) zur zu schätzenden Komponente gehören. Die Größe des ersten Faktors hängt sehr stark davon ab, wie fein die zu schätzenden Aufgaben bereits aufgeführt sind. Je gröber die Beschreibung der Tätigkeiten ist, desto größer muss der erste Faktor sein, da mit jeder gröberen Schätzung der Risikoaufschlag für unbekannte, aber notwendige, Teil-Tätigkeiten steigt. Dieser Wert ist sehr firmenindividuell.

Mit dem Faktor₁ erhält man die echte Umsetzungszeit. Doch wieviel Arbeitszeit steht zur Verfügung?

Faktor₂: +20% für interne Meetings, Urlaub & Krankheit

Gerade bei längeren Projektlaufzeiten passiert's: Urlaub und Krankheit gehören genauso zum Arbeitsleben wie interne Meetings (Vorgesetztengespräche zum Beispiel). Diese Zeiten addieren sich auf die Umsetzungszeit zu den Arbeitstagen im Projektplan.

Faktor₃: Feinjustierung mit Blick auf den Kalender

Der Blick in den Kalender zeigt Feiertage an. Der Monat, in den Ostern fällt, ist für das jeweilige Kalenderjahr der Monat mit den wenigsten Arbeitstagen. Beim Aufsetzen eines mehrmonatigen Projektplans ist bei der Übersetzung der Umsetzungszeit in den Projektplan noch die Reduktion der Arbeitstage durch Feier- und typische Brückentage zu beachten. Ein höchst individuelles Geschäft. Während bei Brückentagen die Mehrheit der Mitarbeiter in das verlängerte Wochenende geht, macht dies eher die Minderheit, wenn es zwei Tage zu überbrücken gilt. 

Mit diesen Übersetzungshilfen wird der Projektplan und damit die versprochene Lieferzeit realistisch. So werden aus einem einen Personentag (PT) Aufwand in der Schätzung ca. 1,5 PT (durch den dritten Faktor) im Projektplan. 

Wie groß ist Euer firmenindividueller Puffer von der Schätzzeit zu Arbeitstagen im Projektplan?

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.

• Nächster Artikel: Und klebt's an jede Wand!
• Vorheriger Artikel: PHPugHH | Wie arbeiten wir gut zusammen?
• Kategorie: Projekt