Verteilt und interdisziplinär – so arbeiten die meisten Agenturen, Freelancer und Kunden heute. Für derart dynamische Projekte braucht es cleveres Aufgabenmanagement. Judith Andresen stellt Planungssoftware vor, die sich bewährt hat.
Alle Agenturen wollen pünktliche, effiziente und exzellente Leistung erbringen. Um diese Ansprüche zu erfüllen, greift das Projektmanagement nicht selten auf internationale Netz- werke oder externe Freelancer zurück. Sie und die Auftraggeber gilt es, gleichberechtigt in die Projektarbeit einzubinden. Zugleich wird in vielen Unternehmen der Ruf nach agilen Projektmethoden immer lauter. Anstelle des klassischen, unverrückbaren Projektplans, den man früher sofort zu Beginn des Vorhabens verbindlich aufsetzte, favorisieren heute viele das schnelle und kluge Agieren im Kontext sich ständig wandelnder Anforderungen. Das agile Manifest, das die Non-Profit-Organisation The Agile Alliance 2001 ins Netz stellte, fasst diese Forderung mit der Empfehlung zusammen "Welcome changing requirements, even late in development".
Das sollte "Ihre" Software können
Für die Wahl des passenden Projektmanagement-Tools sind drei Themenkomplexe entscheidend:
- Man sollte den Projektprozess präzise definieren und Aufgaben genau zuordnen können.
- Zudem sollte das Team sich über die Aufgaben und den Projektstand austauschen und Kommunikationsergebnisse dokumentieren können.
- Und zu guter letzt sollten alle Projektbeteiligten in der Lage zu sein, die Projektdokumente einzusehen beziehungsweise zu bearbeiten und anschließend nachvollziehbar mit einer Versionskontrolle abzulegen.
Wählen Sie die Software erst aus, wenn das Team die Projektmethoden bereits festgelegt hat. Diese können sowohl klassisch als auch agil sein. Agil kann das Team im Push- wie auch im Pull-System arbeiten. Während im Push-System das Projektmanagement die Aufgabenzuteilung und -erledigung kontrolliert und neue Aufgaben zuweist, suchen sich die Projektbeteiligten im Pull-System nach Erledigung einer Aufgabe die nächste aus einem priorisierten Aufgaben-Pool aus. Klassische Methoden sehen immer ein Push-System vor.
Danach gilt es in beiden Fällen die Prozessschritte zu definieren: Neben "To do", "Doing" und "Done" ergänzen Agenturen häufig noch "Briefing", "Konzeption", "Design", "Implementierung/Produktion" sowie "Qualitätssicherung" und "Abnahme". Aber der Workflow kann komplizierter aussehen. Wichtig ist, dass das Team den Weg klar und pragmatisch skizziert. Dann werden diesem Weg alle folgen können - und am Ende ist nicht nur das halbe Projekt im gewählten Tool dokumentiert.
Bedenken Sie aber bitte: Eine unternehmensweite Vorschrift für eine bestimmte Projektmanagement-Software führt nicht selten zu Unmut und wird folglich gerne unterlaufen. Dies nicht ohne Grund, denn oft unterstützen standardisierte Unternehmenslösungen spezifische Projektprozesse nicht punktgenau, sondern komplizieren nur den Gesamtablauf.
Ist das Tool nicht Teil eines oder mehrerer Schlüsselprozesse, wenden viele es gar nicht an und der Effekt für die Unternehmenskultur bleibt aus.
Das alle an einem Dokument schreiben können, verändert den Projektalltag. Google Apps unterstützt unsere Interdisziplinarität auf natürliche Weise.
Trello, JIRA, Kanbanize
Die Projektmanagement-Tools Trello, JIRA plus GreenHopper sowie Kanbanize, lassen sich in allen drei oben genannten Kontexten nutzen und kommen sehr oft in Agenturen zum Einsatz. Ihre Ansätze sind durchaus unterschiedlich: Während Trello im Grunde genommen nichts anderes ist als eine kollaborative ToDo-Liste mit einem sehr einfachen Workflow, lassen sich mit JIRA und Kanbanize agile SCRUM- und Kaban-Prozesse modellieren. Gerade Projekte mit IT-Beteiligung favorisieren häufig SCRUM (www.scrum. org), doch auch Kanban (http://is.gd/wikipedia_kanban) hält in immer mehr Projekte Einzug.
Alle drei Tools lassen sich unmittelbar im Web nutzen und erfordern keine lokale Installationen. JIRA lässt sich im Gegensatz zu den anderen hier präsentierten Lösungen auch lokal installieren und arbeitet von da an richtig schnell, denn es ist natürlich von Nachteil, dass webbasierte Lösungen teilweise erheblich lange Ladezeiten haben. Um dieses Hindernis zu vermeiden, ist eine Hosting-Lösung zu erwägen.
Trello
Trello (trello.com) ist eine kollaborative ToDo-Liste zur Abbildung einfacher Workflows wie "ToDo", "Waiting for Feedback", "Doing" und "Done".
Mit dieser simplen Einteilung können Sie Ihre Projekte sowohl klassisch als auch agil modellieren. Damit man Teilaufgaben nicht vergisst, lassen sich die Aufgaben um Checklisten erweitern.
Positiv: Mehrere Projekte kann man simultan an verschiedenen Boards organisieren. Labels bilden Teilprozesse ab. So können Projektmitarbeiter sich Teilbereiche des Projekts anzeigen lassen. Zudem gibt es Filter für kommende und überfällige Abgabetermine.
Neben der jeweils zugehörigen Projekt- Website bietet Trello diese Information auch über Apps via Smartphone an und integriert externe Dienste wie Dropbox und Google Drive.
Negativ: Aufgaben mit Checklisten sind immer nur einer Person zuzuordnen. Man muss sie also so aufsetzen, dass diese Person sie auch erledigen kann. Trello sieht lediglich Aufgaben vor und macht keinen Unterschied zwischen Fehlern, Anfragen oder Erweiterungswünschen.
Trello liefert jedem Team-Mitglied einen schnellen Überblick über das aktuelle Projekt. Die Aufgaben sind in Prozessschritte unterteilt und lassen sich
um viele Informationen (Labels, Bearbeiter, Fälligkeitsdatum, Beobachter) ergänzen. An demnächst fällige Aufgaben erinnert eine Notification – sowohl in der Web- und Mobilansicht als auch
direkt als E-Mail.
Alle Änderungen an einer Aufgabe werden in in Trello automatisch dokumentiert. Diese Informationen stehen den Team-Mitgliedern in einer mobile App zur Verfügung.
Jira mit Greenhopper
JIRA (www.atlassian.com/de/software/jira) bietet die größte Flexibilität im Modellieren vieler auch komplexer Prozessschritte. Das integrierte Modul Green- Hopper stellt sie übersichtlich dar.
Positiv: Da viele IT-Teams Scrum als Projektmethode favorisieren, eignet sich JIRA mit GreenHopper gut für Projekte mit hohem IT-Anteil. SCRUM ist eine Methode mit vielen Artefakten, Rollen und Ritualen, die sich durch die für JIRA typischen Aufgaben, Fehler, Feature- wünsche und Fragen gut abbilden lassen. Es bietet sehr ausführliche Filtermöglichkeiten, mit denen man die Liste der zu bearbeitenden Aufgaben etwa nach Fälligkeitsdatum und Priorität sortieren kann.
Negativ: Die Oberfläche des "reinen" JIRA empfinden viele Teams als sehr technisch. Erst dank GreenHopper kann man Aufgaben mittels Drag-and- drop bearbeiten. Zudem integriert JIRA keine externen Dateiablagen; Dateien mit einer Maximalgröße von zehn Megabyte lassen sich direkt als Anhang zu einer Aufgabe oder Teilaufgabe speichern. Allerdings ist dies nicht unbedingt empfehlenswert, wenn mehrere Personen die Datei bearbeiten. Diese Dateien "verschwinden" mit den Aufgabentickets und sind nur schlecht wieder auffindbar. Es ist also wichtig, den Pfad einer extern abgelegten Datei in den Kommentaren zur Aufgabe zu hinterlegen.
In GreenHopper lassen sich JIRA-Tickets mittels Drag- and-drop auf einem Projektboard verschieben. Dabei kann der Projektmanager allen Beteiligten Aufgaben zuordnen, die er in zeitlich limitierte Pakete ("Sprints") schnürt. Dieses getaktete Vorgehen hat sich in IT-Projekten bewährt.
Die Grundinformationen für eine Aufgabe sind in JIRA umfangreicher und bedienen damit auch komplexe Prozessabläufe. Neben Aufgaben können Sie auch Fehler und Fragen im Projekt erfassen.
Kanbanize
Mit Kanbanize (kanbanize.com) lassen sich Kanban-Prozesse schnell und bequem modellieren. Kanban-Kennzeichen wie "Work in Progress" oder "Durchlaufzeit" kann man konfigurieren und über Analyseseiten auswerten.
Positiv: Kanbanize weist Haupt- und Unteraufgaben verschiedenen Bearbeitern zu, wobei man bei den Tickets zwischen Aufgaben, Fehlern sowie Feature- und Support-Anfragen unterscheiden kann. Umfangreiche Filter helfen dabei, zeitlich und inhaltlich dringende Aufgaben zu identifizieren.
Negativ: Kanbanize integriert keine externen Dateiablagen. Stattdessen kann man eine externe URL in einem gesonderten Feld hinterlegen. Die intern abgelegten Dateien dürfen zwei Megabyte nicht überschreiten.
In Kanbanize sind alle Aufgaben Prozessschritten und Teilprojekten (in Swimlanes) zugeordnet.
Für jeden Mitarbeiter führt die Webansicht eine persönliche ToDo-Liste auf.
Was passiert dann?
Beim ersten Modellieren von Projektprozessen und Aufgabenzuordnungen gilt: Weniger ist mehr. Je komplizierter das Team die Grundstruktur aufsetzt, desto stärker läuft es Gefahr, diese Strukturen im Projektalltag nicht zu leben. Das kann zu unvollständig gepflegten Projektständen in den Systemen sowie zu Fehlkommunikation und Mehrarbeit und damit zu Projektstress führen. Beim Festlegen des Projektprozesses sollte das Team daher von der Idee bis zur Abnahme immer wieder die Frage erörtern: Was passiert dann? Durch die Verallgemeinerung der Projektgeschichte ergeben sich zwangsläufig die Prozessschritte, die Ihre Projektmanagement-Lösung abbilden sollen.
Die Diskussion dieser "Was passiert dann"-Geschichte zwingt das Team auch, die Granularität der Aufgaben zu überprüfen. Sind die bereits formulierten Aufgaben eindeutig genug? Oder sind noch Unteraufgaben nötig? Einige Tools ordnen sie als Checkliste direkt dem Bearbeiter der Hauptaufgabe zu, in anderen Tools sind die Haupt- und Unteraufgaben verschiedenen Personen zuzuordnen.
Für die weitere Unterteilung in Teil- und Nebenprozesse bietet jede Software ihre eigenen Strategien an. Sind die Teilprojekte komplex, aber wenig verzahnt, ist eine parallele Anlage mehrerer Aufgaben-Boards sinnvoll, auch wenn der Gesamteindruck des Projekts leiden könnte. Einige Tools halten auch sogenannte Swim Lanes bereit, wobei jede dieser Spalten einen Teilprozess umfasst. Arbeitet das Team dabei im Sinne Kanbans, werden die einzelnen Aufgaben mit unterschiedlicher Priorität bearbeitet. Der Einsatz von Swim Lanes schafft einen guten Gesamtüberblick, sofern die Zahl der bearbeiteten Aufgabentickets angemessen klein ist.
Die Zuordnung von Teilprozessen kann auch über Labels und Tags erfolgen, mit denen Sie die Gesamtübersicht oder ToDo-Listen für die einzelnen Bearbeiter auf bestimmte Themen filtern. Allerdings erfordert diese Strategie viel Konsequenz beim Anlegen der Aufgaben. Sind die Zuordnungen jedoch vollständig, ist diese Bearbeitungsform ein wirkungsvolles Mittel, um sowohl im Ganzen als auch im Detail ein klares Verständnis für die nächsten Aufgaben zu haben.
Eine gute Dokumentation der Kommunikation spart Zeit!
Viele verteilte Projektteams nutzen mehrere Kommunikationsmedien parallel. Alle mailen, telefonieren und chatten mit oder ohne Video. Legen Sie für jeden dieser Kanäle die Dokumentationsform und den Ablageort der Arbeitsergebnisse fest! Es gehen viele Nerven und Zeit verloren, wenn man diese in langen Mail-Threads, Chat-Protokollen oder Dokumenten erst suchen muss. Auch regelmäßige Statustreffen und Kreativrunden sollten Sie genau festhalten.
Obwohl die vorgestellten Tools alle über ein Aufgaben-Board verfügen, sollten die Teams nicht auf eine gemeinsame Statuserhebung des Projekts verzichten. Der Projektfortschritt sollte mit allen besprochen werden – und zwar unter Berücksichtigung des Bauchgefühls der Beteiligten. Diese emotionale Komponente ist in einer Projektvisualisierung nicht zu sehen, aber äußerst bedeutend für eine korrekte Statuserfassung.
Das Team sollte zu Projektbeginn genau besprechen, welche Medien und Software zu nutzen sind. Auch hier gilt: Weniger ist mehr. Nur einige Ablageorte sowie klare und simple Strukturen helfen den Beteiligten, alles Wesentliche schnell zu finden und zu bearbeiten.
Webbasierte Projekttools im Überblick
Neben Trello, JIRA und Kanbanize gibt es noch viele direkt im Web nutzbare und lokal installierbare Lösungen. Für weiterführende Recherchen empfiehlt sich die Software-Übersicht bei Hulp (http://is.gd/hulpsearch).
ASANA (asana.com): Das Tool setzt auf eine teamweite Verwaltung von To-do-Listen mit einer Web- und einer Smartphone-Ansicht.
BASECAMP (www.basecamp.com): Die Planungssoftware kombiniert eine smarte Aufgabenverwaltung mit einem Wiki, einer Dateiablage und Diskussionsforen.
KANBANFLOW (https://kanbanflow.com): Neben der Bearbeitungsoberfläche stellt KanbanFlow auch Analysen der Daten wie Bearbeitungszeiten von einzelnen Aufgaben bereit.
PIVOTAL TRACKER (www.pivotaltracker.com): Das Tool bietet neben der Web- auch eine Smartphone-Ansicht von Kanban-Projekten.
PLANDONE (www.plandone.com): PlanDone kombiniert Aufgabenlisten mit dem Wiki do, einer häufig genutzten gemeinsamen Aufgabenverwaltung.
TARGETPROCESS (www.targetprocess.com): Mit TargetProcess können Projektteams IT-Entwicklungsprojekte steuern.
YOUTRACK (www.jetbrains.com/youtrack): Mit YouTrack lassen sich neben Kanban- auch SCRUM-Prozesse modellieren.
Sind externe Dienste im Spiel?
Je nach Sicherheitsstatus des Projekts können Sie auch ohnehin gern genutzte externe Ablagesysteme wie Dropbox oder Cyberduck einbinden. Legen Sie dort einfach eine dem Projekt angemessene Verzeichnisstruktur an und pflegen Sie auch diese gewissenhaft. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Dateien auch direkt – ohne Nutzung des spezifischen Projekttools – suchen und nutzen.
Darüber hinaus empfiehlt sich das unmittelbare, gemeinsame Editieren von Dateien über die Text- und Tabellendokumente in Google Drive, um die Arbeit zu vereinfachen. Denn sind wir mal ganz ehrlich: Wer will schon Zeit damit verbringen unterschiedliche Word-Dokumente umständlich zusammenführen?
Zahlreiche Agenturen setzen auch auf Wikis, weil man Dokumente mit ihnen auf einfach Weise seriell bearbeiten kann. Man kann auf Wikis schnell zugreifen und sie meistens auch gut durchsuchen. Einige Projekttools integrieren sie direkt. In der Mehrzahl der Fälle muss man sie allerdings parallel zu den Projekttools einsetzen. Sie können sie als Software as a Service (im Freemium-Modell) nutzen.
Geht man diesen Weg nicht, sollte das Projektteam auf einem hausinternen Server eine Wiki-Software installlieren. Der Leistungsumfang von Wikis ist sehr unterschiedlich. Einige kommen sogar ohne eine Versionsverwaltung alter Einträge aus, während andere komplexe Suchen und Meta- Informationen integrieren.
Ein Schritt nach dem anderen Projektteams sollten ihr Vorgehen und die Prozessschritte auf jeden Fall frühzeitig klären, um die geeignete Software auszuwählen. Trello, JIRA und Kanbanize sind nur drei unter einer Vielzahl ähnlicher Softwarelösungen. Wenn Sie Ihre Auswahl schon früh in der Projektplanung mitbedenken, sollte einem reibungslosen Ablauf Ihres Projekts nichts im Wege stehen.
Der Text ist in der Erstveröffentlichung in der WEAVE 04.13 erschienen. Der Text ist abweichend von den anderen Blog-Einträgen in der Sie-Form und nicht geschlechtsneutral formuliert.
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