Retrospektiven - der Motor der Veränderung

Die vermutlich meist genutzte Projektmanagementmethode in Unternehmen heißt: SWBLM („So wie beim letzten Mal“). Viele parallele Projekte, der zeitliche Druck und die Wohlfühlzone „Das haben wir schon immer so gemacht“ sorgen dafür, dass Änderungen im Projektprozess auf der Strecke bleiben.

Dabei scheitern nur wenige Projekte am technischen Know-How der Beteiligten. Sie scheitern viel mehr an fehlerhafter oder gar ganz fehlender Kommunikation. (Projektmanagement Studie 2007)

 

Das agile Vorgehen beinhaltet verschiedene Methodenbausteine, um den Anforderungen in komplexen Projekten gerecht zu werden. Einer dieser Methodenbausteine ist die Retrospektive:

 „In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team,
wie es effektiver werden kann und passt sein
Verhalten entsprechend an.“

(12 Prinzipien hinter dem agilen Manifest)

Die Retrospektive setzt auf selbststeuernde, stetig lernende Teams. Während die klassische „Lessons Learned“ nach Abschluss eines Projekts den Gesamtprozess betrachtet, findet die Retrospektive bereits während der Umsetzung statt. Das Projektteam kommt in regelmäßigen Abständen zusammen und hinterfragt das eigene Vorgehen. Inhalt der Retrospektive sind neben allen impliziten sowie expliziten Regeln und Annahmen auch gelernte Verhaltensweisen aller Projektbeteiligten.


Das Ziel der Retrospektive ist es, durch regelmäßiges Reflektieren über die eigenen Prozesse eine stete Anpassung und Verbesserung dieses Prozesses zu erwirken. Dabei setzt die Retrospektive auf iterative und inkrementelle Veränderungen – die in einer Retrospektive vereinbarten Maßnahmen sind klein und überschaubar. Sie bewegen sich nah an der Komfortzone der Beteiligten. Dies macht sie für jeden Einzelnen annehmbar und auch umsetzbar.


Die Angst vor Veränderungen und die Angst eigene Fehler einzugestehen, hindert uns daran, große Prozessveränderungen in einem Stück herbeizuführen. In einem selbststeuernden Team kann durch die Moderation einer Retrospektive die Umsetzbarkeit der einzelnen Maßnahmen sichergestellt werden, denn: Die vereinbarten Maßnahmen müssen immer zu dem jeweiligen Team und Umfeld passen.

Die moderation

Jammerrunden ohne konkretes Ergebnis blockieren den Wunsch nach einem lernenden und sich ständig hinterfragendem Projektteam. Um dies zu vermeiden bedarf es einer klaren Moderation. Der Moderator oder die Moderatorin verhindert, dass das Team in der Symptombekämpfung stecken bleibt. Stattdessen ist das Ziel der Retrospektive, die Ursachen für Hindernisse und Phänomene herauszuarbeiten. Um dies sicherzustellen verläuft die Retrospektive in sechs Phasen:

  1. Intro
  2. Set the Stage
  3. Gather Data
  4. Generate Insights
  5. Decide what to do
  6. Closing the Retrospective

Der Moderator oder die Moderatorin wählt abhängig von der Team- und Projektphase verschiedene Methodenbausteine aus, um das Team bei der Maßnahmenfindung bestmöglich zu unterstützen.


Gut moderierte Retrospektiven helfen, bisher Ungesagtes auszusprechen und nicht erkannte Blockaden aufzulösen. Durch kleine Schritte kann das Team die eigene Arbeit optimieren und jedes Teammitglied kann die kleinen Änderungen annehmen und umsetzen.


Dieser Artikel ist eine Zweitveröffentlichung des gleichnamigen Blogartikels auf Changing Projekt Management von Julia Schmidt.


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