Buchhaltung im Schuhkarton

Ich kenne kein Unternehmen, welches nicht, zumindest abends heimlich im Dunkeln, vom papierlosen Büro träumt. Endlich weg mit den Aktenordnern, endlich weg mit den großen platzfressenden Regalen und endlich weg mit den Papierhaufen, die sich in Ablagefächern stapeln und quälend signalisieren, dass die Zeit zum Abheften wieder einmal gekommen ist.

In einer Studie aus 2013 stellt Iron Mountain fest, dass das papierlose Büro für viele Unternehmen nicht erreichbar ist, gleichzeitig aber Schwierigkeiten bei der strukturierten Lagerung der Papierarchive auftreten.

Es scheint ein Teufelskreis zu sein, in dem nur wenige Unternehmen den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro wagen. Dabei gilt es doch auch in diesem Bereich sich die Grundsätze der agilen Wert zu Herz zu nehmen und mit einem lauten "Just do it!" voranzuschreiten.

Einfach mal machen! - Und dann wieder diese laute Frage: "Aber wie anfangen?"

Ganz einfach: mit einem guten Scanner. Ich werde es kaum schaffen, all meine Geschäftspartner, Kunden und Dienstleister mit auf die Reise papierloses Büro zu nehmen.
Welche Möglichkeiten der Scanner eures Vertrauens bieten muss, sei Euch an dieser Stelle selbst überlassen - achtet darauf, dass ihr nicht für jeden Scan erneut zum Scanner laufen müsst und achtet auch darauf, dass Telefonrechnungen oft als beidseitiger Druck ins Haus flattern.

Mein papierloses Büro soll in Zukunft ja nicht nur dafür sorgen, dass ich mehr Platz in meinem Büro für Pflanzen oder gar mehr Arbeitsplätze habe - sondern primär dafür, dass ich Unterlagen unkompliziert wiederfinde, wenn ich sie brauche.

Mir hilft also kein eingescanntes Dokument, wenn ich dieses nicht in einer durchdachten Ordnerstruktur mit einem sinnvollen Dateinamen ablege.

Bei uns hat sich die Nutzung des Belegdatums + Art-Kürzel + Firmenname bewährt.
Das Art-Kürzel steht für die Art des Beleges: Ist eine Rechnung, ein Brief, eine Notiz, eine Auslage, eine mit Kreditkarte bezahlte Rechnung? Der Dateiname für eine Bahnfahrkarte, welche gleichzeitig als Rechnung fungiert, könnte also:

20140430_CC_Bahn.pdf

lauten. Gegegebenfalls hilft es zusätzlich den Kundennamen oder gar den Reisetermin im Dateinamen unterzubringen:

20140330_CC_Bahn_Kundenname_20140510.pdf

Natürlich wird für die gleiche Art auch immer das gleiche Art-Kürzel benutzt. Unsere Ordnerstruktur unterscheidet Eingangsrechnungen nach Jahren und Monaten. Ausgangsrechnungen werden nur anhand ihrer Nummer unterschieden. Im Ordner "Post" finden sich alle Briefe nach Jahren. Kundenspezifische Notizen oder Memos kommen direkt in den zugehörigen Projekte-Ordner.

Für Windows-Nutzer bietet Datev eine digitale Belegverwaltung an mit der sich Belege direkt von eurem Computer zu Datev übertragen lassen und Euer Steuerberater diese dann weiterverarbeiten kann. 

Datev setzt für die Benutzung von Unternehmen online die Nutzung des Internet Explorers voraus - Mac-Nutzer sollten an dieser Stelle mit ihrem Steuerberater kommunizieren: Via S/MIME verschlüsselte E-Mails mit den Belegen an den Steuerberater könnten hier eine Lösung sein.

Natürlich verändert der Umgang mit Belegen auch die internen Prozesse. Während es früher vielleicht ein Trennblatt in den Ordnern oder gar zwei verschiedene Ablagefächer für unbezahlte und bezahlte Rechnungen gab und dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Mitarbeiterin klar war, welche Rechnungen noch zu begleichen sind, so muss dies in Zukunft die Ordnerstruktur leisten.

Insbesondere dann, wenn Belege möglicherweise von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst abgelegt werden, muss klar sein, an welchen Ort unbezahlte Rechnungen kommen und was mit ihnen passiert, wenn sie beglichen wurden.

Auch die Frage, welche Belege zu welcher Zeit an den Steuerberater übermittelt werden, stellt sich gegebenenfalls neu. 

Das käme, wenn es nach mir ginge, direkt in den Papierkorb. Von dieser Variante konnte ich aber unseren Steuerberater nicht überzeugen - deshalb schmeiße ich es nun in einen Schuhkarton, der wiederum ein kleines Plätzchen unter meinem Schreibtisch hat.

Dass alle Daten regelmäßig in ein Backup laufen, ist für uns ganz klar. Unser Steuerberater ist da etwas unsicherer. Und das ist der Grund für das Backup der Buchhaltung im Schuhkarton.