Handwerk · 03. April 2020

Tipps + Tricks für Video-Konferenzen

Eine Video-Konferenz verläuft im Prinzip wie ein Präsenztreffen. Moderiert funktionieren Video-Konferenzen besser. Wir haben einige Tipps + Tricks für Euch zusammengestellt, so dass Eure Video-Konferenzen Spaß machen und erfolgreich verlaufen können:

Moderation

Während eine Video-Konferenz mit bis zu vier Leuten auch noch ohne auskommt, sollten größere Video-Konferenzen immer eine Moderation haben.

Diese organisiert die Redebeiträge, achtet darauf, dass sich niemand ins Wort fällt. Fragt Zustimmung und Ablehnung ab und sorgt nicht zuletzt auch für regelmäßige Pausen.

Keine Oder-Fragen.
Oder-Fragen führen dazu, dass alle Teilnehmenden ihre Meinung verbalisieren müssen, das ist schwierig und kostet viel Zeit. Dabei ist zu beobachten, dass es Teilnehmenden in Videokonferenzen (noch) schwer(er) fällt (als in Präsenzkonferenzen), das erste Wort zu ergreifen.

Geschlossene Fragen visuell beantworten lassen
Stattdessen solltet ihr sofern möglich auf geschlossene Fragen zurückgreifen und diese mit Handzeichen beantworten lassen:
_ Daumen hoch = Ja.
_ Daumen runter = Nein.
_ Daumen zur Seite = ich bin unentschlossen.

Bittet die Teilnehmenden den Daumen einen Weile oben zu halten, damit ihr alle Stimmen erfassen könnt.
Eine*n Startsprecher*in direkt auswählen
Wenn eine Debatte erforderlich und sinnvoll ist, dann sprecht den / die erste*n Sprecher*in direkt an und fordert diese Person auf, das erste Wort zu ergreifen. Das fördert den schnellen Einstieg in das Gespräch.
Pausen! Pausen! Pausen!
In Video-Konferenzen gilt: Lieber mehrere kürzere Pausen, als wenige lange. Dies hilft Teilnehmenden dabei die gesamte Zeit über fokussiert zu bleiben.

Außerdem wirkt regelmäßiges Aufstehen der Müdigkeit entgegen. Gebt den Teilnehmenden immer wieder mit, dass sie die Pausen nutzen sollen, um den Schreibtisch zu verlassen.

Regeln vereinbaren

In einer Video-Konferenz sollten zu Beginn Regeln festgelegt werden. Wir arbeiten nahezu immer mit folgenden Regeln:

Wer gerade nicht spricht, schaltet sich stumm. Dies reduziert Hintergrundgeräusche.
Wer etwas sagen möchte, teilt dies per Handzeichen (flache Hand in die Kamera) mit. Die Moderation notiert dieses Anzeichen und meldet durch Zeigen der aktualisieren Redner*innenliste (Postit) mit Namen, dass die Wortmeldung erfasst wurde.
Bei großen Gruppen kann es hilfreich sein zu Beginn gemeinsam eigene Postits zu malen. Diese Idee haben wir von @bartlog (Download) und Alfred Boland (Download) übernommen und für uns angepasst:

_ Ein Ausrufezeichen für "Ich möchte etwas sagen".
_ Ein Fragezeichen für "Ich habe eine Frage"
_ Ein Sternchen für "Ich bin gleich wieder da, bitte macht weiter" und
_ Eine Wolke für "Ich brauche eine Pause".

Die Postits werden nach Bedarf in die Kamera gehalten. Auch hier bestätigt die Moderation Redebeiträge oder Fragen durch Aufzeigen der aktualisierten Redner*innenliste.

Ein Nicken reicht nicht aus: Dies führt spätestens zur Verwirrung, wenn zwei Leute gleichzeitig eine Karte zeigen.

Zusätzliche Karten: weitere Karten oder Postits, die sich als sinnvoll erwiesen haben, sind:
_ "Ich kann nichts hören" und
_ "Deine Verbindung ist schlecht".

Das Aufzeigen der Karte bewahrt davor, dass mehrere Menschen gleichzeitig losreden, um Meetingteilnehmer*innen auf technische Schwierigkeiten aufmerksam zu machen.

Eine weitere Möglichkeit könnte die Karte
_ "Ich möchte das nächste Thema besprechen".
sein.

Lernt, welche Karten, für Euch sinnvoll sind. Nutzt dafür die weiter unten beschriebenen Lernzyklen.

Durchführen der Video-Konferenz

In Video-Konferenzen sind Besonderheiten bei der Durchführung zu beachten.

Die Teilnehmenden sitzen stark fokussiert vor ihren jeweiligen Endgeräten. In Präsenztreffen entstehen Auflockerungen durch Wechsel in Klein- oder Großgruppen. Informelle Gespräche entstehen in Kaffeepausen und zum Beispiel in Kleingruppenarbeit.

Das fällt in Video-Konferenzen zunächst einmal weg. Fragt Euch bei allen Remotetreffen immer: was entstehen "nebenbei" in Präsenztreffen an Pausen und/oder informellen Austausch -- und wie ist mein Ersatz in dieser Videokonferenz?

Mehrere Kameras
Es kann in vielen Situationen hilfreich sein, sowohl mit der Webcam vom Rechner als auch mit dem Handy an einer Konferenz teilzunehmen.

Die Computer-Webcam ist dafür die Moderationskamera, die die moderierende Person und die FlipChart zeigt, während das Handy eine Nahaufnahme der FlipChart im Bild belässt.

Die Teilnehmenden können so wählen, welche Aufnahme sie gerade in groß sehen wollen.

Wichtig: Die Tonausgabe und Aufnahme des Handys komplett ausschalten, damit es nicht zu Störungen kommt.
Abwechslung
Gerade bei langen Meetings, Trainings oder Workshop ist ausschließlicher Frontalunterricht im Plenum kontraproduktiv. Nutzt auch hier ein Video-Konferenztool, das Kleingruppenarbeit in unterschiedlichen Varianten ermöglicht.

Zur Abwechslung gehört auch: Baut bewusste Aktivität in den Termin ein -- viele gruppendynamische Spiele sind auch am Schreibtisch zu lösen.

So könnte eine Person eine Bewegung vormachen und alle anderen machen diese nach -- im Stehen natürlich.
Kleingruppen nach Pausen
Wenn wir Teilnehmende in einer Pause schicken, eröffnen wir die Kanäle vor dem Ablaufen der Pausenzeit in kleineren Videokonferenzräumen. Das ermöglicht den Teilnehmenden das für Präsenztreffen wichtige Kaffeepausengespräch.
Zusätzliche Tools benutzen
Zur Verschriftlichung und Visualisierung sollten neben der Flipchart weitere digitale Tools genutzt werden.

In unserer Erfahrung sind Tools, bei denen sich einzelne Teilnehmende registrieren müssen, weniger geeignet.

Wir greifen hierbei hauptsächlich auf Tools ohne Registrierung zurück oder richten extra hierfür einen Account ein, den alle Teilnehmenden parallel nutzen.

Wichtig ist: Versucht Euch innerhalb eines Termins auf zwei bis drei Tools zu beschränken, damit das Erlernen der Funktionalität nicht zu viel Zeit frisst und den Spaß der Veranstaltung raubt.
Links und Zugangsdaten
Sind Links zu externen Tools oder Zugangsdaten für dieser erforderlich, hat es sich für uns bewährt die Informationen in einem GoogleSheet aufzubereiten und dieses zum Start der Veranstaltungen mit den Teilnehmenden zu teilen, damit sie es sich im Hintergrund öffnen können.
Lernzyklus einbauen
Das Experimentieren mit remote-Arbeitsformen erfordert einen PDCA-Zyklus. Das heißt: Zuerst plant ihr wie bestimmte Teile des Meetings ablaufen sollen, dann macht ihr das, dann fragt ihr nach Feedback:
- "Was hat bis hierhin gut für Euch funktioniert?"
- "Was gefällt Euch dann nicht?"
Daraus leitet ihr ab, welche Änderungen ihr vornehmt. Diese plant ihr dann in die nächste Übung ein und probiert sie direkt wieder.

Der Lernzyklus sollte bei Ganztagsterminen unbedingt mehrfach durchlaufen werden, damit ihr schon während der Durchführung lernt und Verbesserungen implementiert.

Mehrere Kanäle nutzen

Wenn wir uns in Präsenztreffen besprechen,

hören wir das Gesagte,
registrieren das Ungesagte,
lesen ausgedruckte Texte,
sehen wir Visualisiertes,
visualisieren wir und/oder
nehmen Stimmungen im Raum auf.

Viele dieser Kanäle gehen uns in Remotesitzungen zunächst einmal verloren. Durch den parallelen Einsatz von Karten, Gesagtem, Einsatz von Regeln und mehreren Tools parallel, können wir die Informationsdichte ähnlich erhöhen wie in Präsenztreffen.

Falls Ihr die PostIts nicht selbst malen wollt, könnt Ihr auch die anhängende Druckvorlage nutzen. Ausdrucken + ausschneiden -- und ab geht es mit der Kommunikation auf mehreren Ebenen.