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Tipps für gute Online-Meetings

Jetzt, wo viele von heute auf morgen im Home Office arbeiten müssen, wird es oft zur täglichen Routine: Das Online-Meeting.

 

Alle sitzen gelangweilt vor dem Monitor, vielleicht hat eine*r eine PowerPoint Präsentation geöffnet, die jetzt Folie für Folie durchgegangen wird, mit dem/der Sprecher*in aus dem Off. Es fällt schwer, sich zu konzentrieren. Spätestens nach einer Stunde ist die Luft raus.

Es geht auch anders

Wir führen als Team der BERATUNG JUDTIH ANDRESEN ganztägige Trainings über zwei oder sogar drei Tage komplett online durch, und das Feedback am Ende lautet fast einhellig:

  • „Ich bin sehr überrascht, wie gut das geht.
  • Es war nie langweilig.
  • Ich habe viel gelernt, und die Zeit ist schnell vergangen.“

Ihr fragt Euch, wie genau geht das? In diesem Artikel haben wir einige Tipps zusammengetragen, die wir hier gerne mit Euch teilen möchten.

Unsere Tipps für gute online-meetings

bevor es losgeht: die technik checken

Stellt rechtzeitig sicher, dass die Technik für Euer Online-Meeting funktioniert. Plant am Anfang des Meetings mindestens zehn Minuten ein, damit sich alle einwählen können und ihre Technik checken können.

 

Je weniger Erfahrung die Teilnehmer*innen haben, umso mehr Zeit solltet Ihr dafür einplanen. Vielleicht macht ihr sogar einen kurzen Testlauf am Vortag, damit jeder seine Technik ausprobieren kann. Gerade jetzt, wo viele sich erstmalig von zuhause einwählen, tauchen noch viele kleine Probleme und Fragen auf.

 

klare meetingregeln aufstellen

Legt klare Regeln für das online Meeting fest. Wir zum Beispiel arbeiten meist mit folgenden Regeln:

  • Eine/r moderiert. Entweder ist schon vorher klar, wer das macht, andernfalls benennt als erstes den/die Moderator*in. Ihr macht das einfach vor dem Termin, dann kann der/die Moderator*in auch die Einladung zum Online-Meeting erstellen und hat damit die Moderatorentools aus Eurer genutzten Software im Zugriff.
  • In vielen Fällen bietet das Online-Tool eine Ansicht, in der alle Teilnehmenden gleichzeitig zu sehen sind. Ihr solltet diese Ansicht empfehlen.
  • In einigen Online-Tools müssen die Teilnehmenden den parallel laufenden Chat zunächst einblenden. Weist darauf hin und zeigt ihnen, wie das geht.
  • Jede*r, der/die nicht spricht, schaltet sein Mikrofon auf stumm. Dann stört es nicht alle, wenn es bei einem der Teilnehmer*innen an der Tür klingelt, der Hund bellt, das Telefon läutet, die Waschmaschine piept und/oder die Kinder rufen.
  • Beiträge per Handzeichen oder im Chat anmelden. In kleineren Runden bis fünf Teilnehmer*innen klappt es vielleicht mit dem Sprechen noch so, bei mehr Teilnehmer*innen meldet sich jede*r, der/die einen Beitrag hat. Zum Beispiel per Handzeichen oder – bei großen Gruppen – per Meldung im parallel laufenden Chat. Entweder bearbeitet diese Meldungen ein*e Moderator*in oder ein*e Teilnehmer*in, der/die zu Beginn des Online-Meetings bestimmt wird.
  • Rückmeldungen auf Ja-/Nein-Fragen erfolgen visuell durch das Daumen hoch/runter zeigen.
  • Wenn eine*r Teilnehmer*in kurz das Meeting verlassen muss, meldet er/sie sich im Chat ab. So muss er niemanden unterbrechen und ist trotzdem nicht plötzlich spurlos verschwunden.
  • Fragt die Teilnehmenden, ob sie sich mit Zettel und Stift ausgestattet haben. Viele möchten ja Notizen machen in Online-Meetings. Wer nicht gewohnt ist, die gleich mitzutippen, der kann dann einfach auf Zettel und Stift zurückgreifen.

Die Teilnehmer*innen (mit-)arbeiten lassen

Bindet die Teilnehmer*innen ein! Laufend und immer wieder. Nichts ist langweiliger als ein Monolog – ganz besonders in einem Online-Meeting!

 

Formen der Beteiligung, Methodenwechsel und Aktivierungen - so wie Ihr bei Präsenzveranstaltungen darüber nachdenkt, solltet Ihr das auch für Online-Meetings machen!

 

Ihr fragt Euch, wie? Nichts leichter als das: Haltet Kontakt zu den Teilnehmer*innen! Wenn ihr einen Bildschirm einblendet, zum Beispiel eine Präsentation, schaltet immer wieder zurück, so dass sich alle sehen.

  • Immer etwas Input.
  • Dann wieder in die Gruppe schalten.
  • Fragen und Diskussion.
  • Nächster Input.

Fordert die Teilnehmer*innen zwischendurch immer wieder auf, ihren Beitrag zu leisten.

Fragt dabei nicht einfach in den Raum, sondern sprecht die Teilnehmer*innen gezielt an. Fordert Mitarbeit von allen durch das Arbeiten mit gemeinsamen Tools ein.

 

So gibt es zum Beispiel verschiedene Tools, die das Schreiben und Sammeln von Karten an einer gemeinsamen Wand online abbilden. Wenn Ihr anderweitige Tools nutzt, blendet diese nicht in der Bearbeitungsphase ein. Dass verkleinert für alle den Bildschirm. Überlegt Euch gut, ob Ihr Ergebnisse im Screensharing teilt -- oder ob die Teilnehmenden das besser für sich über zwei Ansichten auf ihrem Rechner individuell steuern können. Eine Ja-/Nein-Frage zum Entscheiden wird helfen ;-)

 

Arbeitet gemeinsam an Online-Dokumenten. Es gibt verschiedene Systeme, die das gleichzeitige Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten ermöglichen. Wenn jemand einen Beitrag hat, arbeitet diesen sofort in das Dokument ein oder noch besser, lasst ihn von den Teilnehmer*innen einarbeiten.

 

Sammelt für einzelne Fragen von jedem in der Runde die Meinung ein. Im kleinen Kreis jede*n einzeln ansprechen, oder alle sollen über den Chat ihren Input geben, bei größeren Gruppen könnt ihr zum Beispiel (wenn vorhanden) ein Abstimmtool in der Meetingsoftware nutzen, alternativ eines der vielen einfachen und schnellen Abstimmtools, die es online gibt.

 

Kleingruppen nutzen

Schickt die Teilnehmenden immer mal wieder in Kleingruppen zum Arbeiten! So kommen sie in einen engeren Kontakt zueinander und alle haben Zeit zu sprechen.

 

Gerade online besteht sonst die Gefahr, dass ruhigere Teilnehmer*innen ihre Beiträge einfach nicht äußern. Wenn Euer Onlinetool Kleingruppen nicht im Programm hat, legt vorab bereits mögliche Räume fest, so dass Ihr schnell die Links während des Online-Meetings teilen könnt. Dabei hilft es ungemein, wenn die Räume sprechende Namen haben. Die Arbeitsgruppe zum "Thema X" trifft sich im Raum "X": Link.

 

Sprecher*innen und Kameraperspektiven wechseln

Bringt Abwechslung in die Sicht. Dafür könnt Ihr zum Beispiel, wenn Ihr zu zweit moderiert, die Moderatorenrolle bewusst wechseln. Wenn Ihr mit einer Kamera arbeitet, weil Ihr lokal ein FlipChart (physisch) zum Erklären oder zum Sammeln von Argumenten sammelt, solltet Ihr die Perspektiven der Kamera wechseln.

 

Wenn etwas auf dem FlipChart passiert, ist dieses im Großformat zu sehen. Wenn Ihr einen Input gebt, sollte der Fokus der Kamera auf Euch liegen. Und zwar nicht nur auf dem Kopf, sondern auf dem (Ober-)Körper.

 

Damit Kamerawechsel gut gelingen, ist es hilfreich, die Moderator*innenrolle zu zweit anzunehmen. Ihr sorgt nicht nur Wechsel der Sprecher*inrolle für Abwechslung, Ihr könnt Euch auch gut assistieren und Perspektivenwechsel für den/die jeweils Andere*n vornehmen.

 

Eine gute Ergänzung ist es neben der Webcam Eures Rechners eine zweite Kamera einzubinden.

Klingt aufwändig? Ist es absolut nicht! Nutzt dafür einfach Euer Smartphone!

 

Das könnt ihr über eine entsprechende App als externe Webcam an Euren Rechner anbinden und über die Einstellungen zwischen den Kameras wechseln. Oder Ihr meldet Euch einfach auch über das Smartphone als zusätzliche*n Teilnehmer*in zum Online-Meeting an. Dann seid ihr mit zwei Kameras angemeldet.

 

Damit Ihr dauerhaft eine gute zweite Perspektive hinbekommt, sind Stative und/oder Selfiesticks ein guter Weg.

 

Pausen machen!

Schafft Raum für Pausen und Bewegung. Die Teilnehmer*innen sitzen die ganze Zeit vor dem Bildschirm, oft leicht verkrampft nach vorne gebeugt, damit die Webcam des Laptops sie gut erfasst. Deshalb wird kaum mal die Sitzposition gewechselt, zusätzlich tragen die Teilnehmer*innen möglicherweise auch noch ein Headset oder einen Kopfhörer. Das ist anstrengend!

 

Unsere Erfahrung zeigt, dass Ihr Pausen benötigt, wenn das Onilne-Meeting länger als eine Stunde dauert. Und zwar häufigere und längere Pausen als in einem Präsenzmeeting.

 

Gebt explizit Zeit, den Platz zu verlassen, mindestens die Kamera und das Mikrofon auszuschalten, gerne auch das Online-Meeting für die Pause ganz verlassen. Fordert die Teilnehmer*innen auf, sich zu bewegen:

  • Aufstehen,
  • rausgehen, frische Luft schnappen und
  • den Kopf einmal frei bekommen.

Vielleicht macht Ihr bei langen Online-Meetings sogar eine kleine Challenge draus? Wer macht draußen schnell das schönste Foto von einer Blume?

 

Wenn die Teilnehmenden zurückkommen, denkt über eine gute Aktivierung nach:

  • Wer kann die schönste Grimasse machen?
  • Wer schafft es am schnellsten, einen bestimmten Gegenstand zu malen?
  • Ihr könnt in privaten Chats Stichworte verteilen, die als Paare vorkommen. Die Teilnehmenden haben die Aufgabe, sich als Paare nonverbal zu finden, ohne den Begriff in der Kamara / im Chat zu teilen.

und jetzt Einfach mal ausprobieren!

Wie Ihr seht, gibt es viele Möglichkeiten, in Online-Meetings Abwechslung zu schaffen.

 

In Präsenzveranstaltungen könnt Ihr viel durch den persönlichen Kontakt auffangen - das ist online schwerer. Für jede*n Teilnehmer*in ist die nächste Ablenkung ständig nur einen Klick entfernt – und schon werden kurz die E-Mails gecheckt oder ein anderer Chat beantwortet.

 

Gerade am Anfang ist für ein gutes Online-Meeting sicherlich etwas mehr Vorbereitung nötig, aber die Teilnehmer*innen werden es Euch durch Aufmerksamkeit und Mitarbeit danken! Mit der Übung kommt dann auch die Routine und Ihr werdet schnell herausfinden, welche Tools und welche Methoden bei Euch gut funktionieren!

 

Noch ein Wort zu den Tools

Es gibt viele Tools, die Euch helfen, Eure Meetings und Konferenzen interessant und abwechslungsreich zu gestalten. Wir haben hier bewusst vermieden, gezielt Produkte zu benennen. Fairerweise müssten wir dann den Markt aufbereiten und Pros / Contras für die einzelnen Produkte benennen.

 

Wenn Ihr Euch interessiert, mit welchen Tools wir konkret arbeiten, schreibt uns gerne an. Oder Ihr besucht eines unserer Online-Trainings :-)

 

Und hier noch ein ganz allgemeiner Rat zum Thema Tools: viele kostenfreie Basisversionen reichen für den Anfang. Macht den Einstieg dabei möglichst barrierefrei. Einem Link zu folgen, ist einfacher, als sich zu registrieren und/oder vorab eine Software zu installieren.

 

Welche Tipps habt Ihr?

Das sind einige unserer Tipps für ein erfolgreiches und abwechslungsreiches Online-Meeting.Es gibt noch viele mehr.

  • Was hat sich bei Euch bewährt?
  • Welche Erfahrungen habt Ihr gemacht?
  • Lasst es uns und unsere Leser*innen wissen - wir freuen uns über jeden Kommentar!

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