In Zeichen der Kalenderverwaltung über Outlook passiert es recht häufig: eine Einladung ohne Agenda taucht im Kalender auf. Und der Titel ist recht nichtssagend. Die Teilnehmer scheinen zusammengewürfelt zu sein.
Die Aussicht auf ein unproduktives Meeting ist groß. Was tun?
Vor dem Meeting
Allem vorweg: Du bist der mit der Situation nicht zufrieden, Du verstehst den Sinn des Meetings nicht, und Du hast Bedenken, dass Deine Zeit verschwendet werden wird. All dies sind potenziell Vorwürfe für den Empfänger Deiner Botschaft. Also: das persönliche Gespräch zählt - versende keine "Klärungs-E-Mails", das geht schief.
Hinterfrage beim Einladenden
- die Zielsetzung
- die voraussichtlichen Agendapunkte
- die Teilnehmerbesetzung und
- die Zeitdauer
des Meetings. Komm' darüber ins Gespräch. Hier hilft die Methode der 22-Minuten-Meetings sehr.
Überprüfe, ob insbesondere die von Euch erarbeitete Zielsetzung mit den angestrebten Teilnehmern überhaupt erreichbar ist.
Weiter: Wenn Du auch nach Diskussion mit dem Einladenden die genannten vier Fragen nicht beantworten kannst, dann sage mit Begründung ab. Du entziehst Dich damit einem Vorgehen, dass Du nicht gutheißt und zwingst den Einladenden, die eigene Praxis zu überprüfen und zu ändern.
Während des Meetings
An Stelle Forderungen bzw. Vorwürfe an den Einladenden vorzubringen "man müsste eigentlich", agiere selbst:
- Wenn zum Beginn der Sitzung die Zielsetzung nicht benannt wird, fordere dies ein.
- Genauso: wenn die Agenda nicht benannt wird, bitte darum, dass diese mit zu besprechendem Punkt und voraussichtlicher Zeitdauer benannt wird.
- Helfe allen Meetingsteilnehmern, in dem Du Zielsetzung und Agenda auf einem FlipChart (o.ä.) für alle aufschreibst.
- Unterstütze den Einladenden des Meetings beim auf-die-Zeit-achten.
Kurz: komme aus der Passiv-Haltung heraus und trage Deinen Teil zum Gelingen des Meetings bei.
P.S. Mehr Ideen und Anregungen findet Ihr bei Ester Derby: How to improve Meetings, when you're not in Charge
Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.
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- Kategorie: Projekt, Kultur
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