Nicht noch ein Meeting, das hält mich nur vom Arbeiten ab!

Im Projektteam herrscht schlechte Stimmung. Ein Meeting jagt gefühlt das nächste. Und jedes dieser vielen Meetings ist - ebenfalls gefühlt und manchmal auch artikuliert - ergebnislos. Was ist hier los? Und was kannst Du tun?

Während die erste Thematik systemimmant bedingt ist (und einfach vermieden werden sollte), bedarf die zweite Thematik einer Änderung im Vorgehen. Dies ist von allen zur forcieren bzw. einzufordern.

Dieser Artikel beschreibt die "klassische" Situation eines Projektteams mit einem Projektleiter sowie weiteren üblichen Projektteilnehmer wie Chefs, (internen & externen) Auftraggebern.

Schaut man in den Kalender von Projektmanagern und Entwicklern bzw. Kreativen, wird man klassischerweise sehr unterschiedliche Bilder finden. Bei Projektmanagern folgen viele einzelne Meetings aufeinander, bei Entwicklern & Kreativen finden sich einzelne Meetings, meist verteilt über den Tag.

Die Arbeit des Projektmanagers besteht vorallem aus Kommunikation. Zielsetzungen, Vorgehen, Zulieferungen und Ablieferergebnisse sind auszuhandeln und abzustimmen.

Der Projektmanger hat (bei definiertem Ziel und einem gesteckten Projektvorgehen), Störungen aus dem Weg zu räumen und die Abstimmungen (z.B. über Zulieferungen und Liefertermine) vorzunehmen, die für das Erreichen des Projektziels durch das Projektteam notwendig sind.

Dafür muss er sich zum Einen mit dem Projektteam, zum Anderen mit den weiteren Projektteilnehmern auseinandersetzen. Das probate Mittel hierfür Reden. So sieht auch der Terminkalender aus. Es gibt viele Abstimmungsmeetings - und meist wenig "freie" Zeiten. Diese Zeit nutzt der Projektmanager für Reflektion, also für Controlling (Zahlen, Zielsetzung) und einer Reflektion des Projektvorgehens.

Ein Projektmanager trägt viele Informationen unterschiedlicher Projektteilnehmer zusammen, bewertet diese und koordiniert Abstimmungen & Entscheidungen. Je nach Projektmethode erfolgen diese zentral oder im Team.

Im Rahmen der Zielsetzung, welche fachliche und technische Ziele aufführt, versuchen Entwickler bzw. Kreative - meist in einem bestehenden System - die beste Umsetzungs- bzw. Erweiterungsmöglichkeit zu finden. Dafür brauchen sowohl Entwickler als auch Kreative Zeit. Man muss viele Ideen & Ansätze zusammentragen, für sich bewerten, ggf. mit Kollegen, dem Team oder dem Projektmanager besprechen und anschließend erfinden bzw. implementieren.

Für ein gutes Projektergebnis ist wichtig, dass die Projektteam-Mitglieder in Ruhe ihre Aufgaben und die zugehörige Zielsetzung "durchdenken" können. Häufig zitiert werden in diesem Zusammenhang zwei Faktoren, die die mögliche (In-)Effektivität von Mitarbeitern beschreiben:

1. Mitarbeiter sind besonders effektiv, wenn sie genau zwei Aufgaben parallel bearbeiten.
2. Das Umschwenken von einer kleinen Aufgabe frisst bis zu 40 Minuten Zeit, bis man in die nächste Aufgabe "richtig" eingedacht ist.. Das ist pure Ineffizienz.

Es handelt sich also um Zeitverschwendung des Projektteams durch eine Zerstückelung des Arbeitstags. Insofern empfiehlt es sich, für das Projektteam eine Atmosphäre herzustellen, die möglichst störungsfrei - im Sinne keiner Unterbrechungen durch Meetings - ist. Wenn das Projektteam über viele Meetings mault, ist es sinnvoll, mal in den Kalender zu schauen.

Wie liegen die Meetings? Wenn die Meetings mit Entwicklern quer über den Tag verteilt liegen, unterbrechen diese Arbeitsphasen.

Um allen eine möglichst effiziente und effektive Arbeit zu ermöglichen, sollten Meetings mit Entwicklern & Kreativen in die Randstunden des Arbeitstages platziert werden - um den Mitgliedern des Projektteams einen möglichst störungsarmen Arbeitstag zu ermöglichen.

Gleichzeitig müssen alle sicherstellen, dass alle notwendigen Meetings stattfinden.

Ein probates Mittel hierfür sind Projektregeln, die bestimmte Zeiträume für Meetings des Projektteams, für "Bürozeiten" aller Beteiligten (wobei diese für Entwickler bzw. Kreative meist länger sind als für Projektmanager) und Abstimmungsblöcke mit dem Auftraggeber vorsehen. Das bringt Transparenz in den Arbeitsalltag. Und ermöglicht gleichzeitig die wichtigen Abstimmungen.

Nun zum zweiten Thema: Zeitverschwendung durch das Meeting als solches. Eine alte Verbandswahrheit ist: "Wenn Du nicht weiter weißt, gründe einen Arbeitskreis". So wie (auch heute noch) Arbeitskreise gegründet werden, um fehlende Zieldefinitionen zu kaschieren, können auch Meetings offenlegen, dass Zielstellung und Projektvorgehen unklar sind.

Über Meetings wird oft gejammert. Der Vorwurf: diese sind überflüssig. Die große Projektwahrheit, dass die Zielsetzung klar sein muss, gilt auch für Meetings. Vor der Einberufung eines Meetings, sollte der Einladende sich darüber im Klaren sein, was er erreichen möchte. Meetings dienen im Prinzip unterschiedlichen Zielsetzungen, die sich einordnen lassen:

1. Informationen übermitteln
2. Aufgabenstellung im Groben umreißen
3. Aufgaben definieren
4. Aufgaben lösen
5. Aufgaben lösen
6. Entscheidungen treffen
7. Beschlüsse überprüfen

Der Einladende sollte sich darüber im Klaren sein, welches dieser Ziele mit dem Meeting erreicht werden sollen. Dieses ist mit einer klaren Agenda zu vermitteln.

Fehlt diese und wird nicht (spätestens dann) nach der Begrüßung die Erwartungshaltung und die Zielsetzung des Meetings durch den Einladenen übermittelt, wird das Meeting voraussichtlich kein Ergebnis im Sinne der obigen Zielcharakterisierung aufweisen. Dann ist das Zeitverschwendung.

Unternehmens- bzw. Projektkulturell kann man sich gegen sinnlose, weil nicht ergebnisorientierte, Meetings wehren, in dem man das Motto ausruft "Kein Meeting ohne Agenda". Denn die Agenda setzt voraus, dass der Einladende sich Gedanken über die Zielsetzung des Meetings gemacht hat.

Dieses Motto erfordert aber auch, dass alle konsequent absagen, wenn keine Agenda im Termin steht. Damit nicht alle gehen müssen, wenn am Beginn des Meetings keine Zieldefinition durch den Einladenden vorgenommen wird, hat das Team von sich aus die Klärung der Erwartungshaltung und der Zieldefinition einzufordern.

Denn gemeinsam bekommt man das schon hin. (Über die Durchführung von Meetings und die Rolle des Einladenden, des Moderators und des Protokollanten gäbe es noch mehr zu sagen, aber das folgt ein anderes Mal.)

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.

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