Alle Risiken im Griff?

Risikoanalyse und -management gehört zu den Grundtugenden des Projektmanagements. 

Während die Risikoanalyse vorallem auf Erfahrung basiert, ist das Managen drohender bzw. bereits eingetretener Risiken ein Handwerk.

Erfahrung lehrt, Risiken an Stellen zu sehen, die man vor der Erfahrung nicht vermutet hätte.

Risiko-Ermittlung mit allen Projektbeteiligten

Die Ermittlung möglicher Risiken erfolgt ritualisiert zu Projektbeginn, das Monitoring der Risiken sowie das Neu-Aufnehmen von Risiken erfolgt fortwährend.

Dabei ist wichtig, dass alle Risiken auf den Tisch kommen. Risiken liegen nicht nur in der technischen Umsetzung, sondern auch in unklaren oder zu ambitionierten fachlichen Zielen bzw. im zwischenmenschlichen Bereich der Projektbeteiligten.

Bei Initialisierung eines Projekts ist es wichtig, mit allen Beteiligten mögliche Risiken zu ermitteln und einen Umgang damit zu definieren. Dies führt zu einem transparentem Umgang mit allen Themen. Und gibt allen Projektbeteiligten Sicherheit für das Projekt.

Es werden im ersten Fall das Risiko, die Eintrittswahrscheinlichkeit EWS (1 - 10) des Risikos und die Auswirkung A (1 - 10) in den Zusammenhang gestellt. Daraus ergibt sich die Risikoklasse RK (1 - 100). 

Nur für ähnlich gelagerte Fälle, d.h. ähnliche komplexe Aufgabenstellungen in bekanntem Umfeld, ist die Eintrittswahrscheinlichkeit der Risiken genau zu benennen.

Daher ist für unbekanntes Terrain die Risikobetrachtung im Sinne von ATAM zu bevorzugen. Dies ist die zweite Variante der Risikobetrachtung. Hier erfolgt die Bewertung von Risiken nach fachlichen (F, 1 -10) sowie technischen (T, 1 - 10) Auswirkungen, welche zur Risikoklasse RK (1 - 20) führen.

Im Gegensatz zur ersten Analyse-Methodik wird die Risikoklasse nicht durch Multiplikation (führt zu einer stärkeren Streuung der Werte), sondern durch Addition erreicht. Gegebenenfalls sind in Anlehnung an das eigene Geschäftsmodell Gewichtungsfaktoren für die fachliche (F) bzw. technische (T) Auswirkung einzuführen.

Genauso wie bei ATAM führt diese Betrachtung dazu, dass die Risiken in Form von UseCases bzw. Szenarien benannt werden. Für viele Ansprechpartner ist dies als Grundlage zur Diskussion der fachlichen bzw. technischen Auswirkungen leichter zu verstehen.

Durch eine bewusste Betrachtung der Risiken und zugehörigen Risikoklassen kann man - genau wie im ersten Modell - sehr genau entscheiden, welche Risiken

• man kommunziert
• man exakt monitort und 
• welchen man aktiv entgegentritt.

Einige Risiken können schon dadurch, dass sie benannt werden, gemindert oder ausgeschlossen werden. Typischer Fall hierfür wäre ein Ansprechpartner, der seinen vertraglichen Pflichten nicht nachkommt und gerne für Freigaben länger benötigt als erwartet und abgesprochen. Hier können viele kleine Verspätungen eine große Verspätung hervorrufen. Durch aktive Kommunikation dieses Risikos wird sich in den meisten Fällen das Thema bereits erledigt haben, da der Ansprechpartner transparent informiert ist und sich über die Bedeutung kleiner Verspätungen im Klaren ist.

Manche Risiken neigen dazu, sich in sehr leiser Form zu materialisieren. Hier ist durch geeignete Metriken Abhilfe zu schaffen. Entstehen zum Beispiel Software-Komponenten über mehrere Iterationen, sind neben den technischen Tests auch die fachlichen Tests passend zu den Iterationen zu formulieren. Diese Art des Projektcontrollings wird sehr schnell offen legen, ob das Risiko der falschen Lösung (auf Grund fachlicher, technischer Komplexität) einzutreten droht.

Schließlich gibt es Themen, deren Auswirkungen derart katastrophal wären, dass sie schlichterdings auszuschließen sind. Was de facto heißt, sie durch Konvertierung in kleinere Risiken zu verwandeln.

Projektrisiken in die tägliche Projektkommunikation aufnehmen

Projektrisiken sind initial mit dem Team und allen anderen Projektbeteiligten zu ermitteln. Neue Risiken sind meist nicht offen erkennbar, sondern tauchen erst langsam in der Wahrnehmung auf. Daher ist die Betrachtung von Projektrisiken in die Regelkommunikation und die Projektrituale des Teams zu integrieren: beim täglichen StandUp vor der Projektwand, im Status- und Steuerungsbericht genauso wie in der Kommunikation mit dem Auftraggeber. Wenn die Erörterung von Risiken keine Bedrohung darstellt, werden die Bäuche der Beteiligten sprechen und ggf. neu entstehende Risiken offen benennen. (Dies geschieht nur in einem transparent agierendem en Umfeld.)

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.

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