Wie der Projektstatus ROT hilft

Das Projekt klebt an der Wand. Weil die Auswirkungen dessen aber noch nicht für jeden sichtbar sind, steht das Projekt beharrlich auf GELB. 

 

Warum fällt der Farbwechsel zu ROT so schwer?

Mood: Ampel
Bild: morgueFile

Stellt man im Projektcontrolling fest, dass Kennzahlen stark unterlaufen werden, ist eigentlich klar, dass das angestrebte Projektende bei Beibehaltung aller anderen Parameter nicht gehalten werden kann. Eigentlich ist das Projekt ROT.

 

Jetzt sollten Maßnahmen definiert werden, so dass das Projekt unter Änderung von Zeit, Aufwand oder Qualität doch zum Ende geführt werden kann. Wobei Qualität im Allgemeinen den Verzicht auf technischer bzw. fachlicher Features meint. Alle diese Optionen fallen den Projektbeteiligten selten leicht.

 

Meldet das Projektteam nicht ROT, sondern GELB, meidet es eine Diskussion über Ursachen und Auswirkungen. Gleichzeitig kann man auf diesem Weg zwei Mythen sehr gut nähren:

  1. Ich mache alles genau richtig. 
  2. Die Anderen machen vieles falsch.

In der Konsequenz wird von allen Projektbeteiligten häufig gejammert - im Normalfall bei Dritten - und an der Situation ändert sich nichts.

Projektstatus GELB ist aktive Konfliktvermeidung

Die Analyse, was gerade schief läuft, und die Ableitung von Änderungsmaßnahmen ist für alle Projektbeteiligte kein einfacher Prozess. Denn relativ schnell stellt sich heraus, dass der Mythos #1 ("Ich mache alles genau richtig.") nicht gilt.

 

Gerade als Dienstleister fällt uns das Austragen von Konflikten nicht leicht. Ein Projekt nicht zum versprochenen Zeitpunkt, zum versprochenen Budget in der versprochenen Qualität zu liefern, führt aber genau dazu. Der Vorwurf, nicht gut gearbeitet zu haben, fällt sehr schnell. Es ist zusammen mit dem Auftraggeber zu klären, wo die Ursachen liegen, und eine für alle Seiten faires Folgevorgehen zu definieren.

Projektstatus GELB bewahrt die eigene Reputation

Das Eingestehen des Projektstatus ROT bedeutet auch, festzustellen, dass man trotz anderer Erwartungen es nicht geschafft hat, seine Versprechen einzuhalten. Das zehrt an der eigenen Reputation. Daher wird dieser Projektstatus auch gemieden. Weil er vermeintlich anzeigt, dass man seine Aufgabe nicht im Griff hat.

Projektstatus ROT aktiviert

Meldet ein Projektteam ROT, zeigt es deutlich an, dass es sich etwas ändern muss, da das geplante Projektziel nicht erreicht werden wird.

 

Der Projektstatus ROT ist keine Grundlage für Jammern, sondern Aufforderung, das Heft in die Hand zu nehmen. Es ist das Gepräch mit dem Projektteam und dem Auftraggeber zu suchen,

Der Projektstatus ROT hilft aus der Lethargie heraus. Gleichzeitig zeigen die Akteure, die klar und früh ROT melden, dass sie ihr Handwerk verstehen. Einen größeren Hebel für Reputation kann es nicht geben - wenn man zur Grundlage der Betrachtung über Projekte nicht nur das "WAS", sondern auch das "WIE" macht.

 

Dieser Blog-Post ist ein privater Beitrag von Judith Andresen.


 

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