Bestimmte Beispiele begegnen uns immer wieder in unserem Coaching- und Trainingsalltag. Eine der häufigsten Erläuterungen für vorausschauende Koordination ist:
"Ein paar Sachen sind ja klar. Weihnachten ist am 24.12. Das kommt nicht überraschend. Die Karten dafür sollte man im Oktober beauftragen."
Frappierend an diesem Beispiel ist, wie oft wir diesem begegnen. Es fühlt sich so an, als hätte nahezu jeder und jede in seinem oder ihrem Arbeitsleben schon mal unter sehr viel Stress die Weihnachtskarten bestellt, drucken lassen, mit Porto versehen, beschrieben und dann versandt.
Dieses Beispiel mündet häufig darin, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam feststellen, dass bestimmte Regelaufgaben regelhaft im Jahreslauf wieder auftauchen -- und in vielen Fällen sind genau diese Regelaufgaben
- nicht geplant oder
- zumindest nicht allen bekannt.
Und kommen damit überraschend. Aber immer wieder erwischt es Organisationen, dass sie etwas übersehen, was sie eigentlich bereits kennen. In solchen Erklärungen kommen dann häufig auch Personen vor, denen die Aufgaben eigentlich klar waren -- und sie trotzdem übersehen haben und nicht angegangen sind.
In der Euphorie in der Umstellung auf agile Projektmethoden -- insbesondere wenn Teams auf eine starke Rhythmisierung und einen schnellen Liefermodus setzen -- gehen in Abständen in Teams manchmal Regeltermine flöten. In anderen Teams verlassen sich alle auf eine Person (auf den PO, jemanden aus der Projektleitung, einen Vorgesetzten oder eine Vorgesetzte), die einfach die wichtigen, regelhaften Termine und Anlässe im Kopf hat. Und manche haben einfach Glück.
In allen Fällen hilft: Reden! Und sich gemeinsam der Termine, Dinge vergegenwärtigen und explizit ausmachen, wie sich das Team die regelhaften Termine und Dinge merkt, die so im Jahresverlauf geschehen. Das könnte
- eine Person sein, die sich dafür verantwortlich fühlt oder
- ein gemeinsam geführter Teamplan oder
- klare Verantwortlichkeiten für einzelne Themen.
Eine Gruppe wird ein Teil der Organisation sich explizit dafür aussprechen, die regelhaften Dinge und Termine zu suchen und für die Bearbeitung zu sorgen.
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