Ergebnisdokumentation leicht gemacht

Illustration: Frau vor FlipChart

Agile Gesprächsergebnisse enstehen häufig in moderierten Sitzungen. Sitzungsverlauf und -ergebnis werden in diesen visualisiert. Wie im Blog-Artikel "Neues Level für Photo-Protokolle" ausgeführt, ist eine schnelle und vollständige Dokumentation der Arbeitsergebnisse wichtig.

In diesem Blog-Artikel stellen wir die Lösung der BERATUNG JUDITH ANDRESEN für eine schnelle Dokumentation von FlipCharts vor. Wie eine schnelle Dokumentation von Whiteboards möglich ist, lest Ihr hier.

 

Eine Dokumentationslösung sollte immer einfach funktionieren. Schnelles Fotografieren, leichtes Ablegen auf dem Fileserver, wenig Nachbearbeitung. Wenn viele Schritte zu tun sind, ist die Gefahr groß, dass die Dokumentation nicht oder nicht zeitnah erfolgt.

 

Ziel war es, eine einfache und schnelle Dokumentationsmöglichkeit von FlipCharts nutzen zu können.

 

Natürlich wäre der einfachste Weg, mit dem Handy das entsprechende FlipChart zu photographieren und die Dateien automatisch in einem geeigneten Ordner des genutzen CloudDienstes zu archivieren.

 

Um die Lesbarkeit zu erhöhen, haben wir uns gewünscht, dass das "Drumherum" noch verschwindet. Hier helfen einige Apps.

 

In unserem einfachsten Falle hält man ein Handy auf das FlipChart -- und schwupps landet der korrekt ausgeschnittene und skalierte Photoausschnitt in der Dropbox.  Über diesen Dienst verteilen wir einen Großteil der Arbeitsergebnisse an unsere Kunden.

Samsung Galaxy Camera

Photo: Samsung Galaxy Camera bei der Nutzung
Automatische Bilderkennung der Whitelines-Link-App

Die einfachste und schnellste Photo-Erstellung gelingt mit dem eigenen Handy. Da die Handy-Photo-Qualität sehr unterschiedlich sind, haben wir uns entschieden, unseren Moderationskoffer mit einer geeigneten Kamera auszustatten: die Samsung Galaxy Camera mit einem Android 4.1 begleitet uns. Darauf laufen die beiden von uns genutzten Apps CamScanner und Whitelines Link.

 

Die Samsung Galaxy Camera kann man -- bei Bedarf und Möglichkeit -- in das lokale WLAN bringen, so dass die erstellten Photos direkt in den jeweils genutzten und vorhandenen CloudDienst geladen werden können.

 

In unserem Falle haben wir die CamScanner-App mit GoogleDrive beziehungsweise Dropbox und die Whitelines-Link-App mit Dropbox verknüpft. Erstellte Photos landen so direkt in dem jeweiligen Projektordner des Kunden oder der Kundin.

FlipChart-Blätter mit Whiteline-Links

Wir begleiten mit unseren Coaching Teams in ihrer agilen Entwicklung. FlipCharts sind ein wichtiges Medium für uns. Durch visualisierte Moderation und eine visualisierte Ergebnissicherung unterstützen wir die Team-Prozesse.

 

Weil wir es schwierig finden, auf blanko FlipChart-Papier gut zu schreiben und gleichzeitig die dunklen Karos auf FlipCharts als störend empfinden, haben wir für uns passende FlipChartBögen produziert:

  • Die Schreibflächen sind in einem dezenten Hellgrau, auf dem kleine weiße Quadrate horizontale und vertikale Linien markieren. Die Abstände dieser Quadrate entsprechen den Kreuzen handelsüblicher FlipChartBögen.
  • Um symmetrische Zeichnungen und Visualisierungen zu erleichtern, ist sowohl die horizontale als auch die vertikale Mittellinie in einem hellen Gelb markiert.
  • In den Ecken sind die WhitelinesLink-Symbole* aufgetragen, die den Einsatz der WhitelinesLink-App ermöglichen.
  • Eine kleine Linie kennzeichnet den Bereich, in dem die Seitenzahl der jeweiligen FlipChart eingetragen werden kann, sofern mehrere FlipChartBögen während eines Meetings entstehen.
  • Zur Wiedererkennung ist auf allen FlipCharts unsere Wortmarke im Kopfbereich eingedruckt.

Diese FlipCharts sind für unsere Einsätze optimal. Die weißen Quadrate auf dem hellgrauen Grund sind eine gute Unterstützung für ein klares Schriftbild und eine gute Grundlage der Visualisierung wie die Mittellinien. Auf anderen FlipChartBögen haben wir selten Seitenzahlen geschrieben -- oder wir haben die Seitenzahl immer woanders platziert. Das hat nun ein Ende. Die Seitenzahl hat ihren festen Platz.

 

Neben diesen Hilfsmitteln zur leichten Visualisierung gewinnen unsere FlipCharts vorallem durch die WhitelineLinks-Symbole.

Zwei Apps im Einsatz: Whiteline-Links und CamScanner

Photo: Samsung Galaxy Camera mit CamScanner-App
Der von der CamScanner-App gefundene Bildausschnitt ist einfach korrigierbar.

Genau wie für Whiteboards setzen wir für FlipCharts auf die CamScanner- oder die WhitelineLinks-App. In unserem Falle nutzen wir die Android-Apps. Beide Apps sind auch als iOS-Apps erhältlich.

 

Die CamScanner-App erkennt nach dem Photographieren Rechtecke*. Durch Bestätigen der Rechtecke (oder durch Nachkorrigieren der gefundenen Ecken) wird der Rest des Photos eliminiert und das verbliebenen Photo auf ein Rechteck skaliert.

 

Die WhitelinesLink-App erkennt die Symbole, wie sie auf unseren FlipCharts gedruckt sind, und nimmt nach dem automatischen Scharfstellen selbsttätig das Bild auf, schneidet den Rest des Photos weg, skaliert die Aufnahme auf ein Rechteck und reduziert die Farbwelt, so dass ein klares Scribble entsteht.

 

Diese Option sieht auch die CamScanner-App im Modus "automatisch" vor. Daneben kann die CamScanner-App auch PDFs in einer Photo-Version und in einer "leicht verbesserten" Form abspeichern. (Beispiele für entsprechende Bilder sind in dem Blog-Artikel "Neues Level für Photo-Dokumentation" nachzulesen.)

 

In beiden Fällen genügt genau ein Klick, um die PNG- (WhitelinesLink) beziehungsweise PDF-Dateien (CamScanner) in einen vorher definierten Ordner in der Dropbox hochzuladen.

Schnell & umkompliziert: die Photo-Dokumentation

Durch den Einsatz der genannten zwei Apps und der Produktion der passenden FlipChartBögen haben wir die PhotoDokumentation von Arbeitsergebnissen beschleunigt und vereinfacht.

 

So macht (Photo-)Dokumentation Spaß!

 

* Hinweis 1: Die Nutzung der WhitelinesLink-Symbole ist individuell durch Whitelines AB lizenziert. Whitelines bietet Whiteboard-Symbole und Papiere für die Nutzung mit der Whiteline-Links-App an. Whitelines® ist eine eingetragene Marke und steht seit unter 2005 unter Patent-Vorbehalt.
* Hinweis 2: Wir nutzen die Premium-Variante der CamScanner-App. Diese wird mit 49,99 USD / Jahr berechnet. In der Free-Variante sind in die Grafiken / PDFs ein CamScanner-Wasserzeichen eingearbeitet.


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Kommentare: 1
  • #1

    Christian Waidner (Donnerstag, 05 Juni 2014 10:32)

    Sehr schön beschrieben, den Tipp mit Whitelines habe ich vor einiger Zeit auch umgesetzt. Ich nutze es vor allem für Sitzungsmitschriften und dann in Kombination mit Evernote. Die Notizen landen automatisch im richtigen Notizbuch und sind vor allem durch die Texterkennung von Evernote auch noch im Volltext durchsuchbar!